Ter ondersteuning en stimulatie van de organisatie van evenementen biedt de gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht ondersteuning aan in de vorm van een evenementensubsidie voor organisaties op het eigen grondgebied die niet bij hun lokaal feestcomité terecht kunnen.
Dit reglement bestaat uit twee onderdelen. In het eerste onderdeel wordt bepaald in welke categorie (1 of 2) een evenement geplaatst kan worden. Evenementen in categorie 1 kunnen een betoelaging krijgen tot 5.000 EUR. Evenementen die binnen categorie 2 vallen kunnen een betoelaging ontvangen tussen de 5.001 EUR en 10.000 EUR. In het tweede onderdeel wordt, op basis van een ingevuld aanvraagformulier dat beschikbaar is op de gemeentelijk website, door een werkgroep een subsidievoorstel geformuleerd voor het college van burgemeester en schepenen. Het college beslist uiteindelijk over het al dan niet toekennen en de grootte van de toelage.”
Na afloop moet een evaluatiedossier ingediend worden dat opnieuw op de gemeentelijke website kan teruggevonden worden. Op basis van de gegevens in het evaluatieverslag wordt bepaald in welke mate de meegedeelde toelage zal worden uitbetaald.
In het kader van de uitvoering van dit subsidiereglement worden enkele persoonsgegevens verwerkt, waaronder naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres van de aanvrager. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de verwerking van de aanvragen en worden verwerkt conform de geldende privacywetgeving (GDPR). Voor de bestuursdocumenten in het kader van de uitvoering van dit reglement geldt een bewaartermijn van maximaal 10 jaar.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40 § 3 en artikel 41, 23° inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad om subsidiereglementen vast te stellen, te wijzigen en goed te keuren;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikelen 286, 287, 288, inzake de bekendmaking en de inwerkingtreding van reglementen;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 330, inzake het bestuurlijk toezicht op de besluiten van de
Met ingang van 1 januari 2026 en dit voor onbepaalde duur voorziet de gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht binnen de perken van de in het budget voorziene kredieten een financiële tussenkomst voor de organisatie van bijzondere gemeenschapsversterkende evenementen die op het grondgebied van de gemeente georganiseerd worden en die een meerwaarde bieden in de lokale leefgemeenschap.
Dit subsidiereglement is van toepassing op organisatoren (van evenementen):
- die de aanvraag voor hun eerste editie pas konden indienen nadat het lokaal feestcomité zijn begroting al had opgemaakt
of
- die een hogere toelage beogen dan het maximum van 2.500 EUR dat een lokaal feestcomité kan toekennen.
of
- die plaatsvinden in meerdere deelgemeenten waardoor het lokale feestcomité niet bevoegd is.
2.1. Volgende aanvragers komen in aanmerking voor deze tussenkomst:
• Erkende verenigingen van de gemeente die zijn aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad.
• Een samenwerkingsverband tussen verenigingen van de gemeente.
• Een tijdelijke (feitelijke) vereniging of particuliere organisatie, opgericht voor een bepaalde gelegenheid.
2.2. Volgende aanvragers evenementen komen niet in aanmerking voor deze tussenkomst:
• Evenementen georganiseerd door de gemeente, in samenwerking met de gemeente of door andere overheidsbesturen.
• Evenementen met commerciële inslag of winstoogmerk.
• Evenementen waarbij uit de aanvraag en na de beoordeling door het overkoepelend feestcomité blijkt dat zij een onverantwoord financieel risico inhouden.
• Evenementen die reeds op een andere manier financieel ondersteund worden vanuit de gemeente.
• Evenementen georganiseerd door politieke partijen.
Het overkoepelend feestcomité wordt permanent samengesteld door ambtenaren van onder andere de dienst evenementen en de schepen van feestelijkheden. Zij worden in een beurtrol bijgestaan door afgevaardigden van de lokale feestcomités.
Elke aanvraag moet uiterlijk 90 kalenderdagen voor de start van het evenement met een maximum van 12 maanden voor aanvang ingediend worden via het daartoe opgemaakte aanvraagformulier dat terug te vinden is op de gemeentelijke website en dient doorgestuurd te worden naar de dienst evenementen via evenementen@gemeenteBKZ.be. Aan de hand van onderstaande vragen zal het evenement worden ingedeeld in categorie 1 of 2.
De aanvraag beschrijft een duidelijke en uitvoerige omschrijving van het evenement, waarbij specifiek de volgende vragen worden beantwoord:
• Beschrijf kort elk programmaonderdeel van het evenement.
• Hoeveel bezoekers worden verwacht?
• Hoeveel bedragen de logistieke kosten?
• Wat is volgens u de maatschappelijke meerwaarde die het evenement biedt aan gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht?
• Zijn er commerciële partners of lokale verenigingen onlosmakelijk verbonden aan de organisatie en hoe worden eventuele winstens verdeeld?
Een transparant en realistisch financieel plan (uitgaven en inkomsten) waarin ook wordt aangegeven welke andere financiële ondersteuning of sponsoring is aangevraagd of verworven.
Het subsidiebedrag bedraagt in categorie 1 tot 5.000 EUR, in categorie 2 tussen de 5.001 EUR en 10.000 EUR . Het overkoepelend feestcomité beoordeelt de aanvragen en doet een voorstel aan het college van burgemeester en schepenen dat erover beslist.
Nieuwe evenementen die een subsidie van maximaal 2.500 EUR ontvangen, kunnen maar eenmalig gebruik maken van dit reglement. Voor een eventuele volgende editie kunnen zij aankloppen bij hun lokaal feestcomité.
Evenementen uit categorie 1 die een toelage van meer dan 2.500 EUR ontvangen, kunnen maximum 3 opeenvolgende edities waarvan maximum 1 per jaar gebruik maken van dit reglement. Na drie jaar kan beoordeeld worden of een subsidie via dit reglement nog te verantwoorden is of verlengd kan worden.
De subsidie wordt uitbetaald na afloop van het evenement en na ontvangst van een evaluatieverslag dat terug te vinden is op de gemeentelijke website met daarbij een volledig overzicht van de inkomsten en de uitgaven. Dit verslag dient ten laatste 3 maanden na afloop van het evenement ingediend te worden. De eventuele bewijsstukken moeten worden bijgehouden en op verzoek van het gemeentebestuur voorgelegd kunnen worden.
Indien het evenement wordt afgelast zal de subsidie niet worden uitbetaald, tenzij het college van burgemeester en schepenen van oordeel is dat er sprake is van overmacht. In dit geval is de subsidie gelijk aan de bewezen gemaakte kosten, zonder het toegekende bedrag te overschrijden.
Indien de subsidie hoger blijkt dan het bedrag dat kan worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken kan de subsidie verlaagd worden.
Indien de organisatie bij deze editie na afloop van het evenement een winst heeft van meer dan 2.500 euro dan wordt de toelage beperkt tot maximum 2.500 euro. Bij de berekening van die winst wordt geen rekening gehouden met
de meegedeelde toelage. Wat wel in rekening wordt gebracht is hetgeen geschonken werd aan commerciële partners, meewerkende verenigingen of goede doelen.
Indien door middel van een gemotiveerd schrijven de vraag gesteld wordt om een provisie te verkrijgen voor het dekken van een bepaalde kost wordt door het overkoepelend feestcomité de afweging gemaakt en bepaald of hieraan voldaan kan worden . In dit geval bedraagt de provisie tot maximaal 50 procent van de toegekende subsidie, met een maximum van 2.500 EUR.
Indien de subsidie wordt toegekend op basis van onjuiste gegevens, het niet nakomen van in het dossier vermelde afspraken of valse verklaringen, zal deze teruggevorderd worden en wordt de aanvrager uitgesloten van toekomstige subsidies.
Alle betwistingen omtrent de toepassing van dit reglement en eventuele misbruiken worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht.
Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet Lokaal bestuur.
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur, brengt de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.
In afwijking van artikel 288, 1e lid van het Decreet Lokaal Bestuur, treedt dit reglement in werking op 1 januari 2026.