2026_GR_00031 - Retributiereglement Cultuurhuizen CC Ter Vesten en OC 't Waaigat - Vaststelling

Met ingang van 1 januari 2026 en dit voor onbepaalde duur wordt een retributie geheven op het gebruik van de Cultuurhuizen CC Ter Vesten en OC 't Waaigat.

Onder Cultuurhuizen in dit reglement moet worden verstaan cultuurcentrum (CC) Ter Vesten in deelgemeente Beveren en ontmoetingscentrum (OC) ’t Waaigat in deelgemeente Burcht. Dit reglement is van toepassing op onderstaande lokalen en ruimten;

CC Ter Vesten

• De schouwburg (411 zitplaatsen, regiekamer, 4 loges, sanitair, douches, foyer, vestiaire)
• De polyvalente zaal (135 m² – 120 zitplaatsen), kan opgesplitst worden in 3 delen. De mogelijkheid bestaat om de deze zaal voor 1/3, 2/3 of 3/3 te gebruiken, al dan niet met het gebruik van de leskeuken.
• De mediazaal (98m² – 100 zitplaatsen)

OC ’t Waaigat

• De polyvalente zaal (217 m² - 240 zitplaatsen, regiekamer, 3 loges, sanitair, keuken, foyer boven en foyer beneden)
• De keuken – bar - foyer (incl. toiletten, vestiaire)

De gebruiker van de infrastructuur en de inrichter/organisator van de activiteit moeten één en dezelfde persoon zijn, hierna de gebruiker genoemd.

Er worden vijf verschillende gebruikerscategorieën onderscheiden. Voor elke categorie is een ander tarief van toepassing. 

Categorie A

• De gemeente, het Sociaal huis, brandweer, politie zover het eigen activiteiten betreft.
• Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waar gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht lid van is.
• De gemeentelijke adviesraden en - feestcomités voor zover het eigen activiteiten betreft.
• De kunstacademie van Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht.

Categorie B

• Verenigingen, comités of organisaties met een zetel in Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht die erkend zijn door het college van burgemeester en schepenen.
• Onderwijsinstellingen gehuisvest in de gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht.
• Parochiale werking met zetel in de eigen gemeente.
• Afdelingen van politieke partijen die deel uitmaken van de gemeenteraad.
  

Categorie C

• Ledenverenigingen met een zetel in Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht die niet zijn erkend door het college van burgemeester en schepenen.
• Sociaal-culturele verenigingen van buiten de gemeente.
• Regionale werkingen en koepels van ledenverenigingen.

Categorie D

• Particulieren wonende in Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht.

Categorie E

• Alle andere gebruikers, (commerciële) bedrijven en instanties buiten de eigen gemeente.

De gebruikers van gebruikerscategorie A worden vrijgesteld van retributie.

De retributies voor CC Ter Vesten

De retributies van Ontmoetingscentrum ’t Waaigat

§1 Er wordt steeds verhuurd per dagdeel. Het gaat hier om drie dagdelen per etmaal: 08.00 uur–13.00 uur, 13.00 uur–18.00 uur, 18.00 uur–24.00 uur. Voor elk begonnen dagdeel dient de gebruiker een retributie te betalen zoals bepaald in dit reglement. Na middernacht kan er geen activiteit meer doorgaan. Dit geldt voor alle gebouwen die dit reglement omvat.

§2 De retributies voor een tentoonstelling zoals vastgelegd in artikel 6 en 7 gelden voor publieksmomenten (dagdelen dat de tentoonstelling toegankelijk is voor het publiek).
Voor de momenten van opbouw, afbraak en de periodes tussen de publieksmomenten dient de gebruiker slechts 50% van de geldende retributie te betalen.

§3 Bij gebruik gedurende een volledige dag (3 dagdelen) moeten slechts 2 dagdelen worden betaald.

Onder podiumvoorstellingen in artikel 6 en 7 wordt verstaan: theater, muziek, dans, literatuur, circus, stand-up, humor, lezingen, film, audio, cross-over, infoavond.

De retributie voor de opbouw en afbraak kan enkel toegepast worden op het dagdeel dat voorafgaat aan de huurperiode en op het dagdeel dat aansluit op de huurperiode. 

Wanneer de activiteit waarvoor de ruimte wordt gehuurd, wordt georganiseerd door meerdere partijen die behoren onder verschillende categorieën, wordt het meest voordelige tarief gekozen als retributie.

Het is de gebruiker niet toegelaten onder te verhuren of in naam van een derde een lokaal te huren. 

Voor vaste verhuur van de vergaderzalen in CC Ter Vesten is er een korting van 50% op het huurtarief. Vaste verhuur is enkel mogelijk voor gebruikers van categorie B. Vaste verhuur wordt niet automatisch verlengd maar jaarlijks opnieuw aangevraagd.

Onder vaste verhuur wordt verstaan:

• De verhuur is op een vast terugkerend tijdstip en dit voor de periode van één jaar.
• Er wordt minimaal maandelijks gehuurd, met uitzondering van juli en augustus
• Vaste verhuur loopt per kalenderjaar.
• Betaling gebeurt op het einde van het kalenderjaar via factuur, voor alle data die voorafgaand werden doorgegeven.

De aanvraag voor een reservatie gebeurt altijd schriftelijk bij de administratie van het betrokken cultuurhuis. 

§1 Aanvragen voor OC ’t Waaigat en de vergaderzalen van CC Ter Vesten moeten uiterlijk 2 weken voor de huurperiode gebeuren. 

§2 Aanvragen voor de schouwburg van CC Ter Vesten moeten uiterlijk 2 maanden voor de huurperiode gebeuren. De reservatie is pas definitief na bevestiging én na betaling van het voorschot.

§3 Het voorschot van de schouwburg bedraagt 50% van de retributie van het verhuurbedrag (excl. diensten en materialen).

§4 OC ’t Waaigat kan aangevraagd worden 18 maanden op voorhand voor gebruikers uit categorie A en B 

    - voor de activiteiten onder de noemer ‘podiumkunsten’ én

    - de huur is voor een jaarlijks traditionele activiteit of voor een vaste verhuur (enkel cat B, zie art. 18).

§5 Voor alle andere gebruikersgroepen in OC ’t Waaigat, alsook alle verhuringen in CC Ter Vesten kan je 12 maanden op voorhand reserveren. 

Elke gebruiker kan voor een bepaalde activiteit een vrijblijvende optie nemen voor het gebruik van de zalen. Deze optie gaat in op de dag van de aanvraag en blijft slechts 15 dagen geldig. Hierna vervalt ze automatisch, ook zonder dat dit wordt gemeld.

De aanvragen tot reservatie worden behandeld volgens datum van indienen.

Er wordt geen waarborg gevraagd.

De retributie wordt ingevorderd via factuur.  

Voor de schouwburg van CC Ter Vesten dient de gebruiker een voorschot te betalen na het ontvangen van de reservatiebevestiging. Het voorschot bedraagt 50 % van de verschuldigde retributie.  
Ten laatste een maand na gebruik zal een eindafrekening gemaakt worden, waarbij eventueel extra geleverde diensten of gebruik van lokalen, de betaling van het saldo van de gebruiksvergoeding worden geregeld.

Voor de andere zalen die in dit retributiereglement zijn opgenomen wordt geen voorschot aangerekend. 

De kosten van verwarming en elektriciteit zijn in alle gevallen in de retributie inbegrepen en dienen niet bijkomend te worden betaald door de gebruiker.

Het gemeentebestuur betaalt op jaarbasis de Billijke Vergoeding voor alle activiteiten die plaatsvinden in de gemeentelijke culturele infrastructuur.

De kosten voor het gebruik van de eventuele materialen (tafels, stoelen, projectiescherm, keukenmaterialen, ...) en toestellen (geluidsinstallatie, beamer, keukentoestellen, …) die ter plaatse aanwezig zijn en die toebehoren aan de gereserveerde infrastructuur, zijn in de retributie verrekend en dienen niet bijkomstig te worden betaald door de gebruiker, uitgezonderd de materialen en diensten van artikel 6 en 7.
De gebruiker dient zich wel vooraf goed te informeren over welke materialen al dan niet in de gereserveerde infrastructuur aanwezig zijn.

§1 Het poetsen van de infrastructuur is mee inbegrepen in de retributie, tenzij de ruimte vuil wordt achtergelaten. Hoe de infrastructuur moet achtergelaten worden, vindt de gebruiker terug in het huishoudelijk reglement cultuurhuizen. 

§2 Voor de eventuele tussentijdse schoonmaak tijdens een meerdaagse gebruikersperiode dient de gebruiker zelf in te staan. Hiervoor worden de nodige schoonmaakspullen ter beschikking gesteld.

Bij de huur van een zaal zijn geen koffie, water of andere dranken voorzien. 

De schouwburg van CC Ter Vesten kan voor podiumactiviteiten enkel gebruikt worden onder toezicht en begeleiding van een technicus van het cultuurhuis. De prestaties, door deze persoon geleverd, zijn inbegrepen in de gebruiksvergoeding. De theatertechnicus bedient de geluidsinstallatie en de lichtinstallatie van het centrum.

Ten minste 2 weken voor een [reeks] voorstelling[en] moeten de gebruikers een volledig plan van decor- en lichtopstelling voorleggen aan het cultuurcentrum. Op basis van deze opstellingsplannen bepaalt het cultuurcentrum het aantal technici dat bij de voorstelling aanwezig zal zijn. Indien meer dan één technicus nodig is voor de realisatie van een voorstelling, zullen de bijkomende prestaties door de gebruiker vergoed worden. Ook bijkomende prestaties als gevolg van afwijkingen op de opstellingsplannen, zullen door de gebruiker vergoed worden zoals vastgelegd in artikel 6 en 7.

De vestiaire kan enkel worden gebruikt bij activiteiten in de schouwburg van CC Ter Vesten of OC ‘t Waaigat. In dat geval is toezicht op de vestiaire door de gebruiker verplicht. Het gebruik hiervan zit vervat in de retributie zoals omschreven in artikel 6 en 7.

ENKEL IN OC 'T WAAIGAT
Als de gebruiker om een bijzondere reden dranken wenst te gebruiken die niet aanwezig zijn in de bar, mag dit mits aanvraag aan de administratie van het OC en met toestemming. De gebruiker dient hiervoor een vergoeding te betalen:

ANNULERING

VOOR DE SCHOUWBURG VAN TER VESTEN
Bij annulering ten laatste 6 maanden voor de huurperiode worden er geen kosten aangerekend.
Bij annulering tussen de 6 maanden en 3 maanden voor de huurperiode wordt de helft van het huurbedrag aangerekend.
Bij annulering vanaf 3 maanden of minder voor de huurperiode wordt het volledige huurbedrag aangerekend.

VOOR OC 'T WAAIGAT EN DE ANDERE ZALEN VAN CC TER VESTEN

Bij annulering meer dan 3 maanden voor de huurperiode worden er geen kosten aangerekend.
Bij annulering tussen de 3 maanden en 1 maand voor de huurperiode wordt de helft van het huurbedrag aangerekend.
Bij annulering vanaf 1 maand of minder voor de huurperiode wordt het volledige huurbedrag aangerekend.

De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aan het lokaal aangericht, zowel door hemzelf, zijn aangestelde als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteiten. Hij is tevens verantwoordelijk voor de melding van de eventueel aangerichte schade. Deze doet men aan de administratie van het gehuurde cultuurhuis.

De gebruiker verbindt er zich toe alle kosten van reparatie of vervanging ten gevolge van beschadiging, verlies of diefstal van de infrastructuur en/of inboedel te vergoeden.

De gebruikers die de zaal hebben gehuurd, dienen de zaal en andere ruimten achter te laten zoals bepaald in het Huishoudelijk reglement Cultuurhuizen. Wanneer wordt vastgesteld dat dit niet is gebeurd, zal de gebruiker een bijkomende retributie moeten betalen. Deze retributies zijn vastgelegd op:

• Achterlaten van afval € 50
• Niet veegproper achterlaten € 50
• Afwas laten staan € 50
• Laten staan van tafels en stoelen zonder afspraak € 50
• Deuren of ramen laten openstaan € 50
• Beschadigen van meubilair: bedrag op basis van herstel of vervanging
• Verliezen van een badge of sleutel € 50
• Overmatig vuil waardoor er extra gepoetst moet worden: bedrag per uur, in regie
  

Indien wordt vastgesteld dat de gebruiker niet de feitelijke gebruiker van de infrastructuur is of indien de werkelijke aard van de activiteit niet strookt met de initieel opgegeven activiteit die in de gebruiksovereenkomst (= schriftelijk reservatieformulier) staat vermeld, wordt de retributie verhoogd tot het maximumbedrag dat voorzien is voor de werkelijke activiteit. 

Bij het vastleggen van een lokaal verklaart de huurder zich automatisch akkoord met de inhoud van dit retributie reglement.

Alle betwistingen omtrent de toepassing van dit reglement en eventuele misbruiken worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht.  Het bestuursorgaan van de cultuurhuizen Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht wordt hiervan in kennis gesteld.

Bij vaststelling van wanbetaling, inbreuken op dit reglement of op de gebruiksmodaliteiten kan een organisatie uitgesloten worden van het gebruik van de lokalen. Deze beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen.

Het gemeentebestuur behoudt het recht, omwille van dringende (technische) redenen, toegestane aanvragen te annuleren, mits eenvoudige terugbetaling van de eventueel betaalde retributie en zonder recht op enige schadevergoeding.

Artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur voorziet in de mogelijkheid om een dwangbevel uit te vaardigen met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen. Bij betwistingen zal het gemeentebestuur zich wenden tot de burgerlijke rechtbank om de retributie in te vorderen.

Het retributiereglement voor het gebruik van OC ’t Waaigat, vastgesteld door de gemeenteraad van Zwijndrecht van 23 april 2020 en aangepast door het college van burgemeester en schepenen van 14 februari 2023 wordt met ingang van 1 januari 2026 opgeheven.

Het retributiereglement op het gebruik van de culturele infrastructuur van CC Ter Vesten, Kasteel Cortewalle en Hof Ter Welle, vastgesteld op de gemeenteraad van Beveren van 12 december 2017 wordt met ingang van 1 januari 2026 opgeheven.

Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet Lokaal bestuur.

In afwijking van artikel 288, 1^e lid van het Decreet Lokaal Bestuur treedt dit regelement in werking op 1 januari 2026.

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur, brengt de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.