2026_GR_00039 - Huishoudelijk reglement lokale feestcomités - Vaststelling

Met ingang van 01 januari 2026 en dit voor onbepaalde duur wordt een huishoudelijk reglement lokale feestcomités vastgesteld.

Dit huishoudelijk reglement bepaalt de werking van elk lokaal feestcomité binnen de gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht.

2.1. Het lokaal feestcomité:

• wordt gevormd door particulieren die zich vrijwillig en onbezoldigd willen inzetten voor publieke feestelijkheden in een deelgemeente van Beveren - Kruibeke - Zwijndrecht, en binnen dit werkingsgebied wonen;
• en/of organiseert feestelijkheden en vieringen in de eigen deelgemeente;
• en/of ondersteunt lokale initiatieven door het toekennen van toelagen aan feitelijke verenigingen en vzw’s die  feestelijkheden en vieringen in de eigen deelgemeente organiseren.

Het lokaal feestcomité bestaat uit:

• een dagelijks bestuur dat bestaat uit minimum 3 bestuursleden;
• comitéleden die het bestuur ondersteunen;
• Indien gewenst kunnen werkgroepen opgericht worden voor de organisatie van specifieke activiteiten;
• Jaarlijks wordt er actief gezocht naar nieuwe bestuursleden door het publiceren van een open oproep;
• Er wordt gestreefd naar een evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen.

Bestuursleden van een lokaal feestcomité:

• zijn minstens 18 jaar oud; comitéleden zijn minstens 16 jaar oud.
• mogen geen politiek mandaat uitoefenen binnen het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad;

Wanneer het voltallige bestuur van een feestcomité stopt, gaan de organisatie en de activa van dit feestcomité over naar de gemeentelijke administratie. Die zorgt zo snel mogelijk voor een oproep voor een nieuw bestuur. 

4.1. Het lokaal feestcomité organiseert jaarlijks een open oproep binnen de eigen deelgemeente om festiviteiten in te dienen.

4.2. Het feestcomité organiseert minstens jaarlijks een vergadering waarop:

• de ingediende aanvragen worden geëvalueerd;
• de verdeling van het beschikbare budget wordt besproken;
• de afrekening van het vorige werkjaar wordt gemaakt;
• de schepen voor feestelijkheden en een vertegenwoordiger van de dienst ‘Evenementen’ worden uitgenodigd voor deze vergadering.

4.3. Het bestuur van het feestcomité kan bijkomende vergaderingen bijeenroepen. Leden worden tijdig geïnformeerd over datum, tijd, plaats en agendapunten.

4.4. Het bestuur van het feestcomité houdt een transparant kasboek bij, dat samen met de rekeningen van het feestcomité op vraag ter inzage is voor de gemeentelijke administratie.

5.1. De toelage voor de lokale feestcomités
 De toelagen voor de verschillende feestcomités worden aan het begin van het kalenderjaar bepaald door het lokaal bestuur binnen de kredieten voorzien in het meerjarenplan.

• Na het voorleggen van het financieel verslag  van het afgelopen werkjaar + toelichting;
• En op basis van de ingediende initiatieven voor het nieuwe werkjaar.

Deze toelagen worden jaarlijks voor 1 maart overgeschreven op het rekeningnummer van de betreffende feestcomités.
Er wordt een rekening geopend op naam van het feestcomité met minimaal 2 volmachthouders.

5.2. De toelage voor de initiatieven
 De organisator van een lokaal initiatief kan hiervoor een toelage aanvragen bij het lokale feestcomité na de open oproep en voor de algemene vergadering.
 Elke aanvraag bevat:

• een volledig en correct ingevuld aanvraagformulier, ondertekend door minstens twee initiatiefnemers van de organisatie;
• een financieel plan;
• een verklaring op eer dat de toelage uitsluitend voor deze activiteiten wordt gebruikt.

Voor eigen initiatieven van het feestcomité wordt dezelfde werkwijze gehanteerd.

Na afloop van de feestelijkheid wordt een evaluatieformulier bezorgd aan het feestcomité.  

5.3. Het lokaal feestcomité

• bepaalt de grootte van de toelage met een maximum van 2 500 EUR;
• brengt de organisator op de hoogte van de beslissing;
• schrijft het bedrag uiterlijk 2 maanden na goedkeuring over naar de initiatiefnemer;
• volgt het project van dichtbij op. 

5.4. Sancties

• Initiatieven die niet meer voldoen aan de voorwaarden van dit reglement verliezen het recht op hun toelage.

• Het college van burgemeester en schepen kan de toelage steeds aanpassen of intrekken bij misbruik.

• Als een festiviteit niet plaats vindt nadat de toelage reeds is uitbetaald, betaalt de initiatiefnemer deze integraal terug aan het feestcomité. 

Het logo van gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht   wordt steeds opgenomen in de communicatie, voorafgegaan door ‘met de steun van’. Dit volgens de afspraken geformuleerd op www.gemeentebkz.be/huisstijl. 

In afwijking van artikel 288, 1e lid van het Decreet Lokaal Bestuur, treedt dit reglement in werking op 1 januari 2026 .  

 Alle betwistingen omtrent de toepassing van dit reglement en eventuele misbruiken worden door het College van Burgemeester en Schepenen beslecht.

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur, brengt de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.