De gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht stelt een aantal lokalen ter beschikking aan de plaatselijke gemeenschap, in de eerste plaats bedoeld voor de organisatie van sociaal-culturele activiteiten. Daarnaast zijn er ook andere soorten gebruik toegelaten. Commercieel gebruik is niet toegelaten.
De gemeentelijke bedoeld voor sociaal-cultureel gebruik worden in de eerste plaats ter beschikking gesteld van de plaatselijke sociaal-culturele verenigingen. Sommige van deze lokalen kunnen echter ook gehuurd worden door particulieren van binnen de gemeente, bedrijven, politieke partijen, scholengemeenschappen en andere.
Deze culturele infrastructuur omvat verschillende categorieën lokalen. Bij het indelen in de verschillende categorieën is er vertrokken van het maximaal aantal personen dat in een lokaal is toegelaten.
Bij het huren van een lokaal worden de persoonsgegevens van de aanvrager opgevraagd, waaronder naam, voornaam, rijksregisternummer, bankrekeningnummer, indien het gaat om een vereniging ook ondernemingsnummer en maatschappelijke zetel. Deze gegevens worden bijgehouden en verwerkt conform de GDPR wetgeving.
De Grondwet, meer bepaald artikelen 41, 162 en 170, § 4;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40 § 3 en artikel 41,14° inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad om retributiereglementen te wijzigen, vast te stellen en goed te keuren;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 177 betreffende het debiteurenbeheer inzake de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikelen 286, 287, 288, inzake de bekendmaking en de inwerkingtreding van het retributiereglement;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 330, inzake het bestuurlijk toezicht op de besluiten van de Gemeenteraad betreffende de retributiereglementen;
Het gemeenteraadsbesluit van 4 juni 2007 van gemeente Kruibeke, betreffende Tariefreglement gemeentelijke lokalen;
Het Huishoudelijk reglement ‘t Stadhuys van gemeente Kruibeke van 21 februari 2022;
Het Huishoudelijk reglement Zaal Gerard van gemeente Kruibeke van 27 mei 2024;
Het gemeenteraadsbesluit van 28 januari 2020 van gemeente Beveren, betreffende Retributiereglement op het gebruik van de infrastructuur van Hof ter Saksen: zaal hoeve en gelijkvloers kasteel.;
Het gemeenteraadsbesluit van 23 april 2020 van gemeente Zwijndrecht, betreffende Gecoördineerde versie van het retributiereglement voor het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur;
Het gemeenteraadsbesluit van 27 februari 2024 van gemeente Beveren, betreffende Retributie- en gebruiksreglement culturele deelinfrastructuur en klaslokalen.
Met ingang van 1 januari 2026 en dit voor onbepaalde duur is dit huishoudelijk reglement van toepassing op het gebruik van de culturele deelinfrastructuur.
Onder sociaal-culturele deelinfrastructuur moet worden verstaan de lokalen bestemd voor de organisatie van sociaal-culturele activiteiten. Deze zijn opgenomen in Bijlage 1 - Inventaris van de culturele deelinfrastructuur.
Slechts die lokalen mogen in gebruik genomen worden waarvoor een toelating is verleend en enkel door de vereniging, instelling of natuurlijke persoon die de aanvraag deed.
Het maximaal aantal toegelaten personen in een lokaal mag niet overschreden worden. Er is hierbij een verschil tussen een staande opstelling, een zittende opstelling en een opstelling zittend aan tafels.
Huur door particulieren is beperkt tot volgende lokalen:
Huur van een gemeentelijk lokaal met het oog op meerdere op elkaar aansluitende activiteiten (zoals lessenreeksen, cursus,…) is mogelijk.
Tentoonstellingen zijn enkel toegelaten in de Hoeve van Hof ter Saksen en 't Stadhuys te Rupelmonde. Ook in Kasteel Cortewalle kunnen tentoonstellingen georganiseerd worden, hiervoor kan het Retributiereglement en Huishoudelijk Reglement van de historische gebouwen geraadpleegd worden.
Het is mogelijk ook tentoon te stellen in een ander gemeentelijk lokaal, evenwel enkel mits de huurder akkoord is dat het betreffende lokaal tijdens de duurtijd van de expo ook beschikbaar blijft voor andere activiteiten (lessenreeksen, vergaderingen etc) .Het gebruik van een lokaal voor een tentoonstelling is beperkt tot twee opeenvolgende weekends.
Commercieel gebruik is niet toegelaten in de culturele infrastructuur. Onder ‘commercieel gebruik’ wordt elke activiteit gerekend:
Indien de organisator kan aantonen dat de opbrengst van de activiteit integraal bestemd is voor een sociaal of menslievend doel, dan wordt de activiteit als niet-commercieel beschouwd.
In de hoeve van Hof ter Saksen mogen enkel activiteiten doorgaan die inhoudelijk een link hebben met natuur, natuurbeleving en natuureducatie.
Geluidsversterking bij particuliere feesten is gelimiteerd tot 85 decibel (achtergrondmuziek) in een gemeentelijk lokaal voor sociaal-cultureel gebruik.
Dit impliceert dat bals en fuiven niet zijn toegelaten. Het college kan hierop uitzonderingen toestaan op gemotiveerde aanvraag.
Het is niet toegelaten aan particulieren om een warme maaltijd te serveren in een gemeentelijk lokaal voor sociaal-cultureel gebruik. Een receptie, babyborrel, koffietafel, degustatie zijn wel toegelaten.
Verenigingen hebben de toelating één keer per jaar een eetfestijn te organiseren. Hierbij is het toegelaten warme maaltijden te serveren en versterkte muziek te spelen.
In de schoollokalen mogen geen warme maaltijden bereid worden, enkel opgewarmd.
Alle tarieven voor de huur van de verschillende lokalen, voor annuleringen, voor het niet veegproper achterlaten van de lokalen, afval vergeten opruimen, afwas niet doen, ramen en deuren laten openstaan, badge of sleutels kwijt geraken, stoelen en tafels laten staan, schade of diefstal, … zijn terug te vinden in het Retributiereglement voor het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur.
De gebruiker beschikt over de gemeentelijke lokalen en het beschikbare meubilair, binnen de gangbare veiligheids- en gebruiksvoorschriften.
Versieringen en publiciteit worden uitsluitend in het gehuurde lokaal aangebracht. Er mogen in geen enkel geval bevestigingsmiddelen, zoals nagels, schroeven, kleefstrips en duimspijkers in de muren aangebracht worden. Versieringen en publiciteit worden onmiddellijk na de activiteit verwijderd door de gebruiker.
Wegwerpbekers, -borden, - bestek en dergelijke zijn niet toegelaten. Sommige gebouwen zijn voorzien van herbruikbare bekers, glazen, borden, bestek. Deze dienen na gebruik weer proper achtergelaten te worden.
Elke accommodatie is voorzien van apparatuur en/of materiaal voor het drinken van water, het zetten van koffie en thee. Dit mag gebruikt worden. Het moet wel na gebruik gereinigd worden. Koffie, Thee, suiker, melk, andere dranken moeten zelf door de organisator voorzien worden.
Het is niet mogelijk om materialen te stockeren. Elke ruimte moet steeds worden leeggemaakt. Ook de ijskasten moeten steeds opnieuw leeggemaakt worden.
Elke accommodatie is voorzien van gratis openbare WIFI.
Sommige lokalen beschikken over bijkomende faciliteiten zoals beamer, projectiescherm, geluidsinstallatie, podium, .. Dit staat vermeld in de detailfiches van de verschillende lokalen.
De gebruiker informeert zich voldoende vooraf over de werking van verlichting, verwarming, technische modaliteiten en veiligheidsvoorschriften en toegang via het sleutelsysteem. In sommige lokalen worden verwarming en ventilatie automatisch aangestuurd en is het niet mogelijk deze aan te passen.
De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het ophalen en tijdig terug brengen van de sleutel of toegangsbadge.
De algemene wetten rond geluidsoverlast moeten steeds gerespecteerd worden door de gebruiker en diens bezoekers.
Zaal Gerard is een lokaal in een gebouw met mede eigendom waar een eigen huishoudelijk reglement op van toepassing is. De gebruiker dient zich steeds in regel te stellen met dit reglement. De administratie van de gemeente stelt dit reglement ter beschikking van de gebruiker.
De gemeente zorgt voor de poets van de lokalen en zorgt dat deze steeds in een propere staat zijn aan het begin van de huurperiode. Voor elke accommodatie is het poets- en afvalsysteem hetzelfde opgevat.
De lokalen worden door de gebruiker klaargezet en nadien netjes opgeruimd. Hoe de infrastructuur correct moet achterlaten worden is terug te vinden in Bijlage 2 -Checklist voor het correct achterlaten van elke ruimte.
Alle afval en leeggoed worden meegenomen door de gebruiker.
Elke gebruiker laat steeds het gehuurde lokaal veegproper achter. Hiervoor wordt het nodige poetsmateriaal voorzien.
In elk gebouw bevindt zich een EHBO-koffer. Bij eventueel gebruik van de EHBO-koffer meldt de gebruiker dit aan de cultuurdienst via zaalverhuurcultuur@gemeentebkz.be en voor de schoollokalen aan de verantwoordelijke verhuur van de desbetreffende school.
Er geldt een algemeen rookverbod in alle gemeentelijke infrastructuur. Dit rookverbod is ook van toepassing op speelplaatsen, balkons en terrassen.
Er mag op geen enkele manier een kookvuur gebruikt worden in de gebouwen zonder keuken. Er mag in geen enkel lokaal gebruik worden gemaakt van gasbekkens, gevaarlijke en licht ontvlambare producten, barbecue, friteuses en open vuur (inclusief theelichtjes en kaarsen).
De kasten met brandhaspels, noch enig ander veiligheidsmateriaal mag bedekt zijn, evenmin mag er een meubelstuk of een obstakel voor geplaatst worden.
De in- en uitgangen en de nooddeuren mogen tijdens de activiteit niet op slot zijn of geblokkeerd worden. De nooddeuren mogen enkel in geval van nood worden geopend. Het openen van de deuren zorgt bovendien voor geluidsoverlast voor omwonenden.
Verwarmingsbronnen en elektrische toestellen andere dan deze die ter beschikking worden gesteld zijn ten strengste verboden.
Het gebruik van een eigen geluidsinstallatie is toegestaan zolang men de geluidsnormen naleeft (max. 85db). De gemeente is in geen geval aansprakelijk voor eventuele schade aan het materiaal.
Bij schade, problemen of calamiteiten neemt de gebruiker eerst contact op met de cultuurdienst en voor de schoollokalen met de verantwoordelijke verhuur van de desbetreffende school. In tweede instantie of tijdens het weekend met de wachtdienst van de gemeente. Deze contactgegevens zijn terug te vinden op een centrale plaats in het gebouw.
In geval van ernstige nood belt de gebruiker steeds de hulpdiensten op het nummer 112.
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade die aan het lokaal, meubilair en apparatuur is aangericht, zowel door zichzelf, zijn aangestelde als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteiten. Hij is tevens verantwoordelijk voor de melding van de eventueel aangerichte schade.
De vergoeding voor de aangerichte schade en de gepresteerde uren van het personeel wordt bepaald door vaststelling bij de controle na de activiteit.
Als de gebruiker de schade niet betaalt, zal hij worden uitgesloten van gebruik, totdat de schade is vergoed. Voor schadevergoeding en beschadiging aan lokaal, meubilair en apparatuur zal de gebruiker een factuur ontvangen.
De gebruiker dient schade of tekortkomingen, vastgesteld vóór het plaatsvinden van de activiteit, te rapporteren aan de cultuurdienst en voor de schoollokalen aan de verantwoordelijke verhuur van de desbetreffende school. Het risico bestaat immers dat anders deze schade te zijnen laste wordt gelegd.
Het gemeentebestuur wijst alle verantwoordelijkheid af voor om het even welk ongeval of schade opgelopen door de gebruikers. Het gemeentebestuur en de personeelsleden zijn evenmin verantwoordelijk voor verdwenen voorwerpen of voor schade aan achtergelaten apparaten, goederen en uitrusting van de gebruikers. Daarom is de gebruiker verplicht onmiddellijk na de activiteit de apparaten, goederen en uitrusting, niet behorend tot de uitrusting van de gemeentelijke culturele infrastructuur te verwijderen.
Het gemeentebestuur is verzekerd tegen brand, tegen ongevallen tegenover derden (burgerlijke aansprakelijkheid) en tegen objectieve aansprakelijkheid (brand -en ontploffingsgevaar). De gebruiker wordt aangeraden om een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid af te sluiten voor de gebruikte infrastructuur. Deze verzekering dekt de schade, die de gebruiker en zijn aangestelden, aan derden en aan de infrastructuur veroorzaken. Indien de gebruiker geen beroep kan doen op zijn verzekering, zal het ten persoonlijke titel aansprakelijk gesteld worden voor het vergoeden van de schade. Bij tentoonstellingen is de gebruiker volledig verantwoordelijk voor de tentoongestelde werken. Het is aangeraden om ook hiervoor een verzekering af te sluiten.
Elke gebruiker is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers, e.d.). De gebruiker moet voldoen aan alle wettelijke voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen.
Bij manifestaties met gebruik van tekst of muziek moet de gebruiker contact opnemen met Unisono. Het recht van de billijke vergoeding voor de infrastructuur wordt geregeld door het gemeentebestuur.
Bij het vastleggen van een lokaal verklaart de huurder zich automatisch akkoord met de inhoud van dit huishoudelijk reglement.
Het gemeentebestuur behoudt het recht, omwille van dringende redenen, toegestane aanvragen te annuleren, mits eenvoudige terugbetaling van de eventueel betaalde retributie en zonder recht op enige schadevergoeding.
Bij vaststelling van inbreuken op dit reglement of op de gebruiksmodaliteiten kan een organisatie uitgesloten worden van het gebruik van de lokalen. Deze beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen.
Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Volgende reglementen worden opgeheven met ingang van 1 januari 2026:
Het gemeenteraadsbesluit van 4 juni 2007 van gemeente Kruibeke, betreffende Tariefreglement gemeentelijke lokalen;
Het reglement Huishoudelijk reglement ‘t Stadhuys van gemeente Kruibeke van 21 februari 2022;
Het reglement Huishoudelijk reglement Zaal Gerard van gemeente Kruibeke van 27 mei 2024;
Het reglement Retributie- en gebruiksreglement culturele deelinfrastructuur en klaslokalen van gemeente Beveren van 27 februari 2024;
Het reglement Huishoudelijk reglement voor het gebruik van de gemeentelijk culturele infrastructuur van gemeente Zwijndrecht van 23 april 2020;
Het reglement Retributiereglement op het gebruik van de infrastructuur van Hof ter Saksen: zaal hoeve en gelijkvloers kasteel van gemeente Beveren van 28 januari 2020.
Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet Lokaal bestuur.
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur, brengt de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.
In afwijking van artikel 288, 1e lid van het Decreet Lokaal Bestuur treedt dit reglement in werking op 1 januari 2026.
Bijlage 1 - Inventaris van de culturele deelinfrastructuur.
Standaard lokaal tot 15 personen
Standaard lokaal 16 tot 50 personen
Polyvalente zaal 50 tot 80 personen**
**leskeuken niet inbegrepen
Grote polyvalente zaal +80 personen**
**leskeuken niet inbegrepen
Leskeuken
Gesloten berging
Bijlage 2 - Checklist voor het correct achterlaten van elke ruimte
Bij het verlaten van de ruimtes dienen volgende zaken onmiddellijk na elke activiteit te gebeuren:
Toiletten
Keuken
· Bij het gebruik van de keuken is de gebruiker verplicht deze grondig schoon te maken en alle
gebruikte materialen proper achter te laten.
Deze verplichting houdt in:
Lokaal
Buitenruimte
Bij het niet-naleven van deze afspraken of bij het aanrichten van schade aan een lokaal of de inrichting ervan, kan de gemeente een boete aanrekenen aan de gebruiker. De bedragen van deze boetes zijn terug te vinden in het Retributiereglement voor het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur.