De gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht stelt de twee cultuurhuizen, Ter Vesten en ‘t Waaigat ter beschikking aan de plaatselijke gemeenschap. Er wordt voor het gebruik hiervan een retributie geheven en een huishoudelijk reglement opgesteld.
Dit retributiereglement is opgemaakt rekening houdend met de verschillende benaderingen van de vroegere prefusie-gemeenten, de praktische haalbaarheid van de diverse gebruiksmogelijkheden en de primaire doelstellingen van de infrastructuur.
Het gemeentebestuur wenst het gemeentelijk cultureel leven te ondersteunen op verschillende vlakken. Naast het verlenen van jaarlijkse werkingssubsidies aan culturele verenigingen en het gebruik van de gemeentelijke uitleendienst kunnen erkende verenigingen (jeugd -, sport- en socio-culturele), scholen, inwoners, wijkcomités en adviesraden, bedrijven en particulieren ook gebruik maken van de gemeentelijke culturele deelinfrastructuur en deze twee cultuurhuizen.
CC Ter Vesten en OC ‘t Waaigat werden opgericht om lokale culturele activiteiten, ontmoetingen, voorstellingen, tentoonstellingen, kunst- en cultuurcreaties en coproducties een plaats te kunnen geven in onze gemeente. De activiteiten kunnen zeer divers zijn.
Voor het gebruik van deze gemeentelijke culturele infrastructuur wordt een retributie gevraagd, omdat deze voor een stuk bijdragen tot de dekking van de exploitatiekosten ervan.
Omdat de druk hoog is op het gebruik van deze infrastructuur, moet er met voorrangsregels gewerkt worden. In die optiek worden er verschillende tarieven en reserveringstermijnen gehanteerd voor verschillende gebruikers en verschillende soorten activiteiten.
In het kader van de uitvoering van dit reglement worden enkele persoonsgegevens verwerkt, waaronder naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres van de aanvrager of vereniging. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de verwerking van de aanvragen en worden verwerkt conform de geldende privacywetgeving (GDPR). Deze gegevens worden 5 jaar bewaard.Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40 § 3 en artikel 41,14° inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad om retributiereglementen te wijzigen, vast te stellen en goed te keuren;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 177 betreffende het debiteurenbeheer inzake de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikelen 286, 287, 288, inzake de bekendmaking en de inwerkingtreding van het retributiereglement;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 330, inzake het bestuurlijk toezicht op de besluiten van de Gemeenteraad betreffende de retributiereglementen;
Het Huishoudelijk reglement Ter Vesten, Cortewalle en Hof ter Welle vastgesteld op de gemeenteraad van Beveren van 12 december 2017;
Het Huishoudelijke reglement voor gebruik van OC ’t Waaigat vastgesteld door de gemeenteraad van Zwijndrecht van 23 april 2020.
Met ingang van 1 januari 2026 en dit voor onbepaalde duur is dit huishoudelijk reglement van toepassing op het gebruik van de cultuurhuizen CC Ter Vesten en OC 't Waaigat.
Onder Cultuurhuizen in dit reglement moet worden verstaan cultuurcentrum (CC) Ter Vesten in deelgemeente Beveren en ontmoetingscentrum (OC) ’t Waaigat in deelgemeente Burcht. Dit reglement is van toepassing op onderstaande lokalen en ruimten:
Cultuurcentrum Ter Vesten
Ontmoetingscentrum ’t Waaigat
Definities cultureel, niet-cultureel en commercieel gebruik
De infrastructuur kan gebruikt worden voor culturele activiteiten/cultureel gebruik. Niet-cultureel gebruik en commercieel gebruik is niet toegestaan in deze infrastructuur.
§1 Onder culturele activiteiten/cultureel gebruik wordt de organisatie en uitoefening van volgende hoofdactiviteiten verstaan:
§2 De lijst vermeld onder artikel 3 is niet exhaustief. In geval van twijfel of onduidelijkheid beslist de directeur van het cultuurhuis of een activiteit al dan niet als ‘culturele activiteit’ of ‘cultureel gebruik’ moet worden beschouwd.
§3 Een receptie wordt uitsluitend als culturele activiteit beschouwd indien ze als nevenactiviteit onlosmakelijk verbonden is aan een sociaal-culturele hoofdactiviteit die door dezelfde gebruiker wordt ingericht en op dezelfde dag en locatie plaatsvindt.
§4 Ontspanningsactiviteiten zoals feesten, etentjes, recepties (die niet verbonden zijn aan een sociaal-culturele hoofdactiviteit), degustaties en aanverwante activiteiten worden enkel toegelaten in OC ‘t Waaigat voor categorie A en B. Gebruikers van categorie C, D en E mogen deze activiteiten niet organiseren in deze infrastructuur.
§5 Ontspanningsactiviteiten, zoals omschreven in paragraaf 4, zijn niet toegelaten in CC Ter Vesten.
De personeelsleden van de cultuurhuizen zijn bevoegd voor de lokaalverhuur. Zij bepalen in functie van de aard van de activiteit en de optimalisatie van het gebruik van de geschikte lokalen van het gebouw welk lokaal door welke gebruiker kan ingenomen worden. Ook na het afsluiten van de gebruikersovereenkomst kan een gemotiveerde wijziging van lokaal plaatsvinden, afhankelijk van het type activiteit en indien het ruim op tijd aan de gebruiker wordt meegedeeld.
Definities ( Niet- ) cultureel gebruik en commercieel gebruik
§1 Onder niet-cultureel gebruik wordt verstaan:
Bij betwisting of uitzonderingen op het uitsluiten van niet-cultureel gebruik kunnen enkel worden toegestaan na een beslissing van de directeur van het cultuurhuis.
§2 Onder commercieel gebruik wordt verstaan:
§3 Indien de organisator kan aantonen dat de opbrengst van de activiteit integraal bestemd is voor een sociaal of menslievend doel, dan wordt de activiteit als niet-commercieel beschouwd. De directeur van het cultuurhuis beslist of een activiteit onder deze bepaling valt of niet.
Alle tarieven zijn terug te vinden in het ‘Retributiereglement Cultuurhuizen’. Daar worden de kosten omschreven zoals de huur van de verschillende lokalen, kortingen, bijkomende retributies, schade en annuleringen. In het retributiereglement staat ook opgenomen op welke manier een lokaal kan gereserveerd worden en hoe men de betaling moet regelen.
Organisatoren van activiteiten kunnen gebruik maken van een aantal diensten, geleverd door het personeel van het cultuurhuis. In een aantal gevallen is het gebruik maken van deze diensten verplicht, in een aantal gevallen worden deze diensten vrij aangeboden, mits vergoeding door de gebruiker te betalen.
Bepalingen van toepassing op beide cultuurhuizen
§1 De schouwburg van CC Ter Vesten kan voor podiumactiviteiten enkel gebruikt worden onder toezicht en begeleiding van een technicus van het cultuurcentrum.
In OC 't Waaigat is er standaard ook toezicht en begeleiding van een theatertechnicus voorzien.
§2 De prestaties door deze persoon geleverd, zijn inbegrepen in de gebruiksvergoeding. De theatertechnicus bedient de geluids- en de lichtinstallatie.
§3 Uitzonderingen hierop kunnen enkel in OC ’t Waaigat. Deze uitzondering moet aangevraagd worden en zal door de directeur van het cultuurhuis in overweging genomen worden.
De gebruikers moeten strikt de richtlijnen van het personeel volgen bij het opbouwen en afbreken van de decors, bij het verder klaarmaken van de zaal, het openen van de deuren en bij de aanvang van de voorstelling.
Ten minste 2 weken voor een [reeks] voorstelling[en] moeten de gebruikers een volledig plan van decor- en lichtopstelling voorleggen aan het de hoofdtheatertechnieker Op basis van deze opstellingsplannen bepaalt de hoofdtheatertechnieker het aantal technici dat bij de voorstelling aanwezig zal zijn. Indien meer dan één technicus nodig is voor de realisatie van een voorstelling, zullen de bijkomende prestaties door de gebruiker vergoed moeten worden. Ook bijkomende prestaties als gevolg van afwijkingen op de opstellingsplannen, zullen door de gebruiker vergoed moeten worden zoals vastgelegd in het retributiereglement.
§1 De cultuurhuizen kunnen, op verzoek van de gebruiker, tickets verkopen voor voorstellingen die in 't Waaigat of Ter Vesten worden georganiseerd.
§2 De verkoop van tickets voor gebruikers gebeurt uitsluitend in voorverkoop aan de balie tijdens de kantooruren van het cultuurhuis, volgens de gebruikelijke normen.
§3 De gebruiker mag niet meer tickets verkopen dan het aantal beschikbare plaatsen, zoals vermeld in de gebruikersovereenkomst.
§4 Het personeel van het cultuurhuis verzorgt geen kassa bij de voorstellingen. Dat wordt door de gebruiker zelf georganiseerd.
Bepalingen van toepassing op Cultuurcentrum Ter Vesten
De schouwburg beschikt over een video- en dataprojectiesysteem op groot scherm. De technische gegevens staan vermeld in de technische fiche die terug te vinden is op de website van CC Ter Vesten. Het projectiesysteem kan enkel samen met het voorpodium van de schouwburg gehuurd worden. De bediening ervan gebeurt steeds onder begeleiding van een technicus van de schouwburg.
De vestiaire kan enkel worden gebruikt bij activiteiten in de schouwburg van CC Ter Vesten. In dat geval is toezicht op de vestiaire door de gebruiker verplicht.
Algemene afspraken van toepassing op beide cultuurhuizen
§1 De organisator van activiteiten zal alle mogelijke maatregelen treffen om de veiligheid van de bezoekers, de bescherming van het gebouw en de uitrusting te garanderen. In geen geval de cultuurhuizen aansprakelijk gesteld worden voor beschadiging of verlies van materiaal.
§2 Het is de gebruiker ten strengste verboden meer personen tot de activiteit toe te laten dan door het cultuurhuis vooraf toegestaan. Het cultuurhuis behoudt zich het recht om bij overschrijding van de maximumcapaciteit bezoekers de toegang tot de ruimte te weigeren of de activiteit te laten stilleggen, zonder dat de gebruiker hiervoor enige schadevergoeding kan eisen.
§3 De geluidsnormering die geldig is in de cultuurhuizen moet gerespecteerd worden door de huurder en diens bezoekers. (max. 85 db)
De directeur van het cultuurhuis of zijn vervanger kan - indien hij van mening is dat de veiligheid van het publiek of de gebruikers onvoldoende gegarandeerd is een activiteit verbieden, zonder dat de gebruiker hiervoor enige schadevergoeding kan eisen van het gemeentebestuur.
De gebruikers van het cultuurhuis zullen de personeelsleden van het cultuurhuis ten allen tijde gratis toegang verlenen tot de door hen gebruikte lokalen voor toezicht. Het niet navolgen van eventueel geformuleerde opmerkingen i.v.m. oneigenlijk gebruik van de lokalen of vastgestelde inbreuken op het huishoudelijk reglement kunnen het stilleggen van de activiteit tot gevolg hebben, zonder dat de gebruiker hiervoor enige schadevergoeding kan eisen.
De gebruiker kijkt bij het betreden van het lokaal na of al het materiaal aanwezig en in goede staat is. Eventuele tekortkomingen of gebreken moeten onmiddellijk worden gemeld, zo niet kan de gebruiker daarvoor na afloop zelf verantwoordelijk worden gesteld. Eventuele schade, door de gebruiker veroorzaakt, zal altijd op de gebruiker worden verhaald.
De gebruiker mag niets aan de muren, plafonds, vloeren, glaspartijen, ... bevestigen met behulp van nagels, punaises, kopspelden, kleefband of enig ander middel.
Het is verboden om affiches e.d. op eigen initiatief aan te brengen op de muren en deuren van de gebouwen en lokalen. Deze kunnen mits toestemming van de verantwoordelijke van het cultuurhuis op de door hem aangeduide plaats worden opgehangen. Het ophangen van boodschappen van politieke, religieuze of ideologische aard is verboden.
Alle activiteiten en de daarbij gebruikte toestellen, machines en installaties moeten beantwoorden aan alle wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne. Dit omvat onder meer de wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, besluiten van regeringen, decreten, circulaires, reglementen [ARAB, AREI, CODEX], ... . De activiteiten, toestellen, machines, installaties e.d. dienen in volgorde van prioriteiten, in overeenstemming te zijn met: de Belgische wetgeving en met name het ARAB; het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties [AREI]; de adviezen van de aanwezige technicus; de Belgische NBNnormen of bij ontstentenis daarvan, ISO, DIN, CEN, VDE, VDI. De organisator van activiteiten zal op eenvoudig verzoek van de aanwezige technicus van de gemeente, volgende documenten overhandigen: een attest, waarin hij bevestigt dat alle toestellen, machines of installaties voldoen aan de wettelijke, reglementaire en aanvullende eisen inzake veiligheid en hygiëne; E.G.-verklaring van overeenstemming [volgens bijlage II A van de richtlijn] voor wat de machines betreft.
De gebruiker beschikt over de gemeentelijke lokalen, bergingen en het beschikbare meubilair, binnen de gangbare veiligheids- en gebruiksvoorschriften. De technische ruimtes mogen onder geen enkel beding zonder toestemming worden betreden door de gebruiker.
Wegwerpbekers, -borden, - bestek en dergelijke zijn niet toegelaten. OC ’t Waaigat beschikt over herbruikbare bekers, glazen, borden en bestek. Deze dienen na gebruik proper achtergelaten te worden.
Etenswaren en dranken mogen niet worden genuttigd tijdens de activiteiten in de schouwburg van CC Ter Vesten of in de polyvalente zaal van OC ‘t Waaigat waarbij gebruik wordt gemaakt van de telescopische tribune.
Bij het beëindigen van de activiteit dienen alle toestellen en het licht uitgeschakeld te worden. Alle ramen en deuren van de toegankelijke ruimtes moeten gesloten worden.
Afspraken enkel van toepassing in CC Ter Vesten
De gebruiker van CC Ter Vesten dient voor het aanbieden van drank en/of eetwaren aan de deelnemers aan zijn activiteit een beroep te doen op de uitbater van het CultuurCafé, gevestigd in het cultuurhuis.
Bij uitzondering op voorgaande verplichting mogen gebruikers van de leskeuken bij kooklessen eigen aangepaste dranken en eetwaren gebruiken en kan het gemeentebestuur eigen dranken en eetwaren serveren.
Afspraken enkel van toepassing op OC ’t Waaigat
De gebruiker informeert zich tijdig over de werking van verlichting, verwarming, technische modaliteiten en veiligheidsvoorschriften en toegang via het sleutelsysteem. Daarvoor kan hij terecht op het secretariaat van het OC.
De polyvalente zaal wordt verhuurd met of zonder de tribuneopstelling.
De eventuele opstelling van de tafels en stoelen gebeurt door de gebruiker. Indien hierbij hulp wordt gewenst, vraagt men dit door dit aan te geven in de aanvraagfiche (gewenste materiaal, gewenste diensten.)
Er kan door de gebruikers van de in het retributiereglement voorziene categorie A en B gratis materiaal van de gemeentelijke uitleendienst ontleend worden. De gebruiker is verantwoordelijk voor de eventueel aangerichte schade aan dit materiaal.
De materiaalaanvraag is onderworpen aan de reglementering van het gemeentelijke retributiereglement uitleen Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht. Alle afspraken worden door de gebruiker gemaakt met de administratie van het OC.
Afspraken in bar en keuken
§1 De gebruiker zorgt zelf voor de bediening van de bar in de foyer. De gebruiker is verplicht gebruik te maken van de drankvoorraad van het OC.
§2 Indien de gebruiker om een bijzondere reden dranken wenst te gebruiken die niet aanwezig zijn, mag dit mits aanvraag aan het secretariaat van het OC en met toestemming van de directeur van het cultuurhuis. De gebruiker dient hiervoor een vergoeding te betalen volgens het Retributiereglement Cultuurhuizen.
§3 Voor het begin van de activiteit zal reeds een deel van de dranken in de frigo’s geladen worden. Het andere deel staat in de keuken. De gebruiker hoeft de dranken die na de activiteit nog in de frigo’s aanwezig zijn, niet uit te laden.
§4 De begin- en eindvoorraad van de beschikbare dranken worden bij voorkeur samen opgenomen door de gebruiker en het bevoegde personeel van het OC.
§5 De dranken moeten verkocht worden tegen de prijzen zoals deze gebruikelijk zijn in het OC en bepaald in het retributiereglement van drankprijzen van OC ‘t Waaigat.
§6 De gebruiker ontvangt een deel van de winst die gemaakt wordt bij de verkoop van dranken. Deze verdeling is opgenomen in het retributiereglement van drankprijzen van OC ‘t Waaigat.
§7 De gebruiker ontvangt een afrekening van de drank en betaalt na de activiteit via overschrijving.
De gemeente zorgt voor de poets van de lokalen en zorgt dat deze steeds in een propere staat zijn aan het begin van de huurperiode.
De polyvalente zaal van OC ‘t Waaigat wordt door de gebruiker klaargezet en nadien netjes opgeruimd. Hoe de infrastructuur correct moet achterlaten worden is terug te vinden in bijlage: Checklist voor het correct achterlaten van elke ruimte.
Alle afval en leeggoed worden meegenomen door de gebruiker in OC ’t Waaigat en CC Ter Vesten.
In elk gebouw bevindt zich een EHBO-koffer. Bij eventueel gebruik van de EHBO-koffer meldt de gebruiker dit aan de verantwoordelijke van het cultuurhuis.
De in- en uitgangen en de nooddeuren mogen tijdens de activiteit niet op slot zijn of geblokkeerd worden.
Er geldt een algemeen rookverbod in alle gemeentelijke infrastructuur.
Er mag op geen enkele manier een kookvuur gebruikt worden in de ruimten zonder keuken. Er mag in geen enkel gebouw gebruik worden gemaakt van gasbekkens, gevaarlijke en licht ontvlambare producten, open vuur (hieronder worden ook theelichtjes verstaan) en bbq.
De kasten met brandhaspels, noch enig ander veiligheidsmateriaal mogen bedekt zijn, evenmin mag er een meubelstuk of een obstakel voor geplaatst worden.
Verwarmingsbronnen en elektrische toestellen, andere dan deze die ter beschikking worden gesteld, zijn ten strengste verboden.
In OC ’t Waaigat is het gebruik van een eigen geluidsinstallatie toegestaan zolang men de geluidsnormen naleeft ( max. 85db). De gemeente is in geen geval aansprakelijk voor eventuele schade aan het materiaal.
In geval van nood belt de gebruiker steeds de hulpdiensten op het nummer 112.
Bij schade of problemen contacteert de gebruiker eerst de verantwoordelijke van het cultuurhuis.
In tweede instantie of tijdens het weekend moet er contact genomen worden met de wachtdienst van de gemeente.
Deze nummers zijn terug te vinden op een centrale plaats in het gebouw.
De gebruiker dient schade of tekortkomingen, vastgesteld vóór het plaatsvinden van de activiteit, te rapporteren aan de verantwoordelijke van het cultuurcentrum. Het risico bestaat immers dat anders deze schade te zijnen lasten wordt gelegd.
§1 De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade die aan het lokaal, meubilair en apparatuur werd aangericht, zowel door hemzelf, zijn aangestelde als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteiten. Hij is tevens verantwoordelijk voor de melding van de eventueel aangerichte schade.
§2 Als de gebruiker de schade niet betaalt, zal hij worden uitgesloten van gebruik, totdat de schade is vergoed.
Hiervoor zal de gebruiker een factuur ontvangen. De vaststelling gebeurt door de verantwoordelijke van het betrokken cultuurhuis.
§3 De bijkomende retributies die hiervoor kunnen aangerekend worden, vindt men terug in Het Retributiereglement Cultuurhuizen.
Het gemeentebestuur wijst alle verantwoordelijkheid af voor om het even welk ongeval of schade opgelopen door de gebruikers. Het gemeentebestuur en de personeelsleden zijn evenmin verantwoordelijk voor verdwenen voorwerpen of voor schade aan achtergelaten apparaten, goederen en uitrusting van de gebruikers. Daarom is de gebruiker verplicht onmiddellijk na de activiteit de apparaten, goederen en uitrusting, niet behorend tot de uitrusting van de gemeentelijke culturele infrastructuur te verwijderen.
Het gemeentebestuur is verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid.
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting.
Elke gebruiker is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers, ....). De gebruiker moet voldoen aan alle wettelijke voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen.
Bij het vastleggen van een lokaal verklaart de huurder zich automatisch akkoord met de inhoud van dit huishoudelijk reglement.
Alle betwistingen omtrent de toepassing van dit reglement en eventuele misbruiken worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht.
Het gemeentebestuur behoudt het recht, omwille van dringende technische redenen, toegestane aanvragen te annuleren, mits eenvoudige terugbetaling van de eventueel betaalde retributie en zonder recht op enige schadevergoeding.
Bij vaststelling van wanbetaling, inbreuken op dit reglement of op de gebruiksmodaliteiten kan een organisatie uitgesloten worden van het gebruik van de lokalen. Deze beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen.
Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet Lokaal bestuur.
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur, brengt de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.
Het Huishoudelijk reglement Ter Vesten, Cortewalle en Hof ter Welle vastgesteld op de gemeenteraad van Beveren van 12 december 2017 wordt met ingang van 1 januari 2026 opgeheven.
Het Huishoudelijke reglement voor gebruik van OC ’t Waaigat vastgesteld door de gemeenteraad van Zwijndrecht van 23 april 2020 wordt met ingang van 1 januari 2026 opgeheven.
In afwijking van artikel 288, 1e lid van het Decreet Lokaal Bestuur, treedt dit reglement in werking op 1 januari 2026.