Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgesteld een retributie te heffen op het opzoeken van informatie in archieven (zoals bijvoorbeeld genealogische opzoekingen) die zich onder het beheer bevinden van de gemeente en het OCMW, op vraag van burgers, verenigingen of organisaties. Bedoeling is om de kosten verbonden aan deze dienstverlening gedeeltelijk te recupereren en het persoonlijk opzoekingswerk van de burgers in de leeszaal van de archiefdienst onrechtstreeks aan te moedigen.
Er wordt voor deze retributie een tarief van 25 euro per begonnen uur voorgesteld. De retributie is verschuldigd door de aanvragende burger of organisatie.
Het proces verloopt als volgt: op basis van een welomschreven verzoek van de aanvrager, raamt de betrokken dienst (hetzij archiefdienst, hetzij dienst burgerzaken) de tijd nodig om de opzoeking kwaliteitsvol uit te voeren. Het corresponderend bedrag wordt voorgelegd aan de aanvrager. Na diens akkoord wordt de informatie opgezocht en de factuur verstuurd vanuit de dienst financiën. Van zodra de betaling van de retributie ontvangen is, ontvangt de aanvrager het resultaat van de opzoeking. De aanvrager kan nog eventuele vragen ter verduidelijking stellen.
In de volgende gevallen wordt de retributie niet geïnd:
- eenvoudige, duidelijke opzoekingen van minder dan 15 minuten, met een beperking tot vijf per aanvrager per jaar;
- vragen van gerechtelijke overheden, openbare besturen, instellingen van sociaal en openbaar nut, oorspronkelijke archiefvormers;
- vragen die volgens de wet- en decreetgeving gratis moeten verstrekt worden;
- vragen ten behoeve van verenigingen, personen en instellingen naar aanleiding van een samenwerking met de gemeente of OCMW.
In het kader van de uitvoering van de opzoeking, de facturatie, het bezorgen van de resultaten en van de nazorg, worden de adresgegevens, telefoonnummer, rekeningnummer en de geformuleerde vraag bijgehouden, conform de AVG.
De Grondwet, meer bepaald artikelen 41, 162 en 170, § 4;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40 § 3 en artikel 41,14° inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad om retributiereglementen te wijzigen, vast te stellen en goed te keuren; artikel 177 betreffende het debiteurenbeheer inzake de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen; artikelen 286, 287, 288, inzake de bekendmaking en de inwerkingtreding van het retributiereglement; artikel 330, inzake het bestuurlijk toezicht op de besluiten van de Gemeenteraad betreffende de retributiereglementen.
Retributie op de afgifte van administratieve bescheiden, fotokopies en andere duplicaten en benodigdheden, goedgekeurd door de gemeenteraad van Beveren op 17 december 2013;
Het gemeenteraadbesluit betreffende 'Verschillende gemeentebelastingen, retributies en/of tariefreglementen, 2002-2006: aanpassing beslissingen van 18 december 2001', zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van Kruibeke op 18 februari 2002;
Retributiereglement administratieve prestaties, goedgekeurd door de gemeenteraad van Zwijndrecht op 27 oktober 2022.
Met ingang van 1 januari 2026 en dit voor onbepaalde duur wordt een retributie geheven op het opzoeken van informatie door het personeel in archieven onder het beheer van gemeente en OCMW.
De retributieplichtige is de aanvrager van de opzoeking.
Het tarief van de retributie bedraagt 25 EUR per begonnen uur.
De retributie wordt ingevorderd via factuur.
Artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur voorziet in de mogelijkheid om een dwangbevel uit te vaardigen met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen. Bij betwistingen zal het gemeentebestuur zich wenden tot de burgerlijke rechtbank om de retributie in te vorderen.
In afwijking van artikel 288, 1ste lid van het Decreet Lokaal Bestuur, treedt dit reglement in werking op 1 januari 2026.
Retributie op de afgifte van administratieve bescheiden, fotokopies en andere duplicaten en benodigdheden, goedgekeurd door de gemeenteraad van Beveren op 17 december 2013;
Het gemeenteraadbesluit betreffende 'Verschillende gemeentebelastingen, retributies en/of tariefreglementen, 2002-2006: aanpassing beslissingen van 18 december 2001', zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van Kruibeke op 18 februari 2002;
Retributiereglement administratieve prestaties, goedgekeurd door de gemeenteraad van Zwijndrecht op 27 oktober 2022.
Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet Lokaal bestuur.