2025_GR_00558 - Ten verzoeke van Groen&Co: achterstand schriftelijke vragen en slechte openbaarheid rond nota’s schepencollege - Advies

Een gemeenteraadslid heeft een controlerende functie tegenover het schepencollege. Binnen de gemeente is de gemeenteraad het belangrijkste bestuursorgaan. Toch wordt het de gemeenteraad niet gemakkelijk gemaakt in deze fusiegemeente. Onze fractie heeft daar in de laatste maanden al een paar keren voorbeelden van gegeven.

We wensen er met onze fractie twee nieuwe ter bespreking voor te leggen:

1. Achterstand in schriftelijke vragen

Op 14/09/2025 diende ik een schriftelijke vraag in omtrent “bomenkap Polderdreef / Geestdam Beveren”. Op 27/09/2025 diende ik een schriftelijke vraag in omtrent “Fluvius”. Op beide schriftelijke vragen mocht ik, bij het schrijven van dit toegevoegd agendapunt (13/11/2025), nog geen antwoord ontvangen.

De termijn om me als gemeenteraadslid te antwoorden is (ver) overschreden. Dit gaat immers in tegen artikel 13 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn: “Art. 13. Raadsleden hebben het recht om aan de burgemeester en het college van burgemeester en schepenen schriftelijke vragen te stellen. Elke schriftelijke vraag heeft betrekking op één onderwerp. Deze vragen dienen gericht te worden aan de burgemeester en de algemeen directeur. Op schriftelijke vragen wordt ten laatste binnen de dertig werkdagen antwoord gegeven”.

Onze vraag: wanneer denkt het schepencollege de gemeenteraadsleden binnen de vastgestelde termijn te kunnen antwoorden?

Het valt onze fractie op dat de notulen van het schepencollege veel te laat beschikbaar worden gesteld aan de gemeenteraadsleden. Bij opmaak van dit agendapunt (13/11 dus) waren de notulen van het schepencollege van 27/10 nog niet beschikbaar. Dat is dus drie colleges geleden of drie weken.

De termijn wordt ook hier overschreden en gaat in tegen artikel 11 alinea 2 uit hetzelfde huishoudelijk reglement: “De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via een e-mail met een link naar de notulentoepassing van de gemeente”.

Niet alleen wordt de termijn hier (ver) overschreden, ook de e-mail met een link wordt niet verstuurd.

Onze fractie meent te mogen stellen dat het schepencollege het zich onnodig moeilijk maakt. In vele andere steden en gemeenten krijgen de raadsleden veel sneller en vlotter inzage in de nota’s van het schepencollege. In onze fusiegemeente moeten de gemeentelijke diensten a) aparte ‘notulen voor raadsleden’ opmaken en b) bij opvraging van gemeenteraadsleden over bepaalde schepencollegenota’s extra mails met beveiligde linken doorsturen.

Onze fractie had volgende vragen:

• Wanneer denkt het schepencollege binnen de vastgestelde termijn en volgens de afspraken de gemeenteraadsleden te kunnen informeren rond haar schepencolleges?
• Waarom wenst het schepencollege vast te houden aan deze vertragende maatregelen rond publicatie van aparte notulen voor raadsleden en aparte opvraging van schepencollegenota’s?
• We wensen te weten hoeveel werkuren het voor de gemeentelijke diensten kost om a) aparte notulen voor raadsleden te maken van ieder schepencollege en b) de diverse vragen tot opvraging van schepencollegenota’s aan raadsleden te bezorgen.

huishoudelijk reglement gemeenteraad