De gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht stelt een aantal lokalen ter beschikking aan de plaatselijke gemeenschap. Er wordt voor het gebruik hiervan een retributie geheven, daarnaast wordt er ook een huishoudelijk reglement opgesteld voor het gebruik ervan.
Jeugdcentra Den Trechter en Togenblik worden in de eerste plaats ter beschikking gesteld voor de organisatie van sociaal-culturele activiteiten. Daarnaast zijn er ook andere soorten van gebruik toegelaten. Het doel van gebruik heeft een invloed op de huurprijs.
Het huishoudelijk reglement is opgebouwd volgens gemeenschappelijke bepalingen die gelden voor beide jeugdcentra. Daarna zijn er nog een aantal specifieke bepalingen afzonderlijk per jeugdcentrum opgenomen.
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40 §3 inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad om reglementen vast te stellen;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikelen 286, 287, 288, inzake de bekendmaking en de inwerkingtreding van reglementen;
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 330, inzake het bestuurlijk toezicht op de besluiten van de Gemeenteraad betreffende de reglementen;
Het huishoudelijk reglement van Jeugdcentrum Togenblik;
Het huishoudelijk reglement van Jeugdcentrum Den Trechter van 28 september 2023.
Met ingang van 1 januari 2026 en dit voor onbepaalde duur wordt een huishoudelijk reglement vastgesteld op het gebruik van Jeugdcentra Den Trechter en Togenblik.
Gemeenschappelijke bepalingen
De inrichter van een fuif of manifestatie is verplicht deze minimum twee maanden op voorhand te melden via het algemeen meldingsformulier op Een event organiseren - Gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
Het college van burgemeester en schepenen behoudt het recht, afhankelijk van de aard van de ingerichte activiteit, of de resultaten van de screening door lokale politie het gebruik te weigeren.
De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan het lokaal, dan waarvoor toelating werd verleend.
Slechts die lokalen mogen in gebruik genomen worden waarvoor een toelating is verleend en enkel door de vereniging, instelling of natuurlijke persoon die de aanvraag deed.
De gebruiker is degene die het contract ondertekent en als verantwoordelijke voor de organisatie wordt beschouwd. Bij het vastleggen van de zaal verklaart de huurder zich automatisch akkoord met de inhoud van dit huishoudelijk reglement.
De gebruiker moet meerderjarig zijn. Hij moet een uittreksel uit strafregister kunnen voorleggen indien de politie dit nodig acht.
Bij vaststelling van inbreuken op dit reglement of op de gebruiksmodaliteiten kan een organisatie uitgesloten worden van het gebruik van de lokalen. Deze beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen
De retributies voor de polyvalente zaal zijn opgenomen in het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het Jeugdcentrum Den Trechter en Togenblik.
De gebruiker neemt vooraf contact op met de jeugddienst om een vlotte organisatie te waarborgen.
Voor en na de activiteit wordt door een verantwoordelijke van de jeugddienst een staat opgemaakt van de zaal en het aanwezige materiaal.
Bedoeling is om duidelijk te noteren of er bepaalde mankementen aan materiaal of infrastructuur reeds aanwezig waren voor de fuif, of ontstaan zijn daarna. Ook de werking van de toestellen dienen na de fuif gecontroleerd te worden.
"Speciale” fuiven van het volgend type zijn niet toegelaten: all-in party’s ; confetti, CO², Helium, schuimfuif, etc.
Er mogen GEEN spirituele (sterke) dranken geschonken worden in gemeentelijke jeugdinfrastructuur (incl. cocktails, alcoholpops,...) noch energiedranken. Bij overtreding van deze regel verliest de organisator het recht om in de toekomst nog activiteiten te organiseren in gemeentelijke jeugdinfrastructuur.
Het is ten strengste verboden alcohol te schenken aan -16 jarigen.
De gebruiker informeert zich voldoende vooraf over de werking van verlichting, verwarming, DJ - systeem en toegang via het badgesysteem. Daarvoor kan hij terecht op de Jeugddienst.
Bij het beëindigen van de activiteit dient het licht uitgeschakeld te worden.
Alle ramen en deuren van de toegankelijke ruimtes moeten gesloten worden.
Bij het organiseren van een fuif, feest of een optreden is de organisatie steeds verplicht om minimaal 3 stewards te voorzien. De stewards zien toe op de veiligheidsmaatregelen en het goede verloop van het evenement. Ze zorgen ervoor dat de vertrekkende bezoekers niet voor overlast zorgen in de buurt. De stewards moeten nuchter en herkenbaar zijn (fluo jasjes, T-shirts, badges,…). Ze zijn op de hoogte gebracht van veiligheidsvoorschriften door de Jeugddienst.
Daarnaast vult de gebruiker op de evenementenfiche een verantwoordelijke ter plaatse in. Die is tijdens het evenement nuchter en aanspreekbaar aanwezig en fungeert als contactpersoon voor de ordediensten.
Bij risicofuiven kan de politie professionele security verplichten
Feest Wijzer is een initiatief van VAD in samenwerking met Sensoa, HoReCa Vlaanderen, de CM, het Belgisch Instituut Voor Verkeersveiligheid (BIVV), VVSG, VVJ, de Ambrassade, VIGeZ en Formaat. Met Feest Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creëren.
De gebruiker is verplicht om volgende services aan te bieden aan alle bezoekers van het evenement volgens de principes van Feest Wijzer:
Alle publiciteit van de activiteiten dient de naam en het adres van de gebruiker te vermelden.
Het is wenselijk dat de publiciteit van de gebruiker het logo van het Jeugdcentrum draagt. U kunt hiervoor contact opnemen met de Jeugddienst.
De gebruiker dient bij muziekactiviteiten verplicht gebruik te maken van de in de zaal voorziene geluidsmeter en dient hierbij erop toe te zien en te registreren dat de opgelegde geluidsnorm (maximaal geluidsniveau 95 dB(A)Laeq,15min) te allen tijde nageleefd wordt. De gebruiker (de aanvrager/organisator) staat in voor de naleving van de geluidsnormen. De gebruiker is verantwoordelijk in geval van overtredingen van de geluidsreglementering. De gebruiker staat zelf in om gratis oordopjes te voorzien voor de bezoekers. Meer info kan steeds verkregen worden via de Jeugddienst.
De nooddeuren mogen enkel in geval van nood worden geopend. Het openen van de deuren zorgt voor geluidsoverlast voor omwonenden. Tevens moeten de algemene wetten rond geluidsoverlast gerespecteerd worden door de huurder en diens bezoekers.
De in- en uitgangen en de nooddeuren van de jeugdcentra mogen tijdens de activiteit niet op slot zijn of geblokkeerd worden. Indien een gebruiker de veiligheidsregels niet naleeft, zal de activiteit worden stopgezet.
De gebruiker beschikt over de polyvalente zaal en het beschikbare meubilair, binnen de gangbare veiligheids- en gebruiksvoorschriften.
De gebruiker dient vooraf duidelijke afspraken te maken met de Jeugddienst met betrekking tot het gewenste meubilair en materiaal (podiumelementen, tafels en stoelen,…).
De technische ruimtes mogen onder geen enkel beding worden betreden door de gebruiker.
Het gebruik van een vestiaire bij activiteiten in de polyvalente zaal wordt ten zeerste aangeraden. De gebruiker staat in voor de bewaking in de toegankelijke ruimten tijdens de hele duur van de activiteit.
Versieringen en publiciteit worden uitsluitend in het gebruikte lokaal aangebracht in overleg met de Jeugddienst. Er mogen in geen enkel geval bevestigingsmiddelen, zoals nagels, schroeven en duimspijkers, in de muren aangebracht worden. Versieringen en publiciteit worden onmiddellijk na de activiteit verwijderd.
De zaal wordt door de gebruiker klaargezet. Het opruimen gebeurt onmiddellijk na de afloop van de activiteit, tenzij er na overleg met de jeugddienst een andere regeling wordt getroffen.
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor achtergelaten materiaal.
Het opbouwen en opruimen moet gebeuren na overleg met de jeugddienst.
De zaal, traphallen (voor en achter), lift, toiletten, toogzone en buitenomgeving moeten worden achtergelaten zoals hier vermeld.
De retributie voor het veeg- of dweilproper achterlaten van de zaal is terug te vinden in het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra.
Bij het verlaten van de ruimtes dienen volgende zaken onmiddellijk na elke activiteit te gebeuren:
Sinds 1 januari 2020 geldt een verbod voor organisatoren van evenementen om drank te serveren in wegwerpverpakkingen. Als organisator ben je verplicht om met herbruikbare bekers te werken.
Wegwerpbekers zijn dan ook niet toegelaten. De zaal is voorzien van herbruikbare bekers en glazen, deze dienen na gebruik weer proper, droog en gesorteerd achtergelaten te worden. Bij overtreding van dit artikel wordt er een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra. Ook ontbrekende bekers zullen worden aangerekend volgens het retributiereglement.
Tijdens fuiven, feesten en optredens mogen er geen glazen gebruikt worden. Bij andere activiteiten (receptie, feest, tentoonstelling, …) mag dit wel. De Jeugddienst behoudt het recht om te oordelen of het gebruik van glazen te riskant is en het daarom te verbieden.
De gebruiker moet er op toezien dat er niemand tijdens het evenement met drinken naar buiten gaat.
De gebruiker controleert dat het aantal aanwezige personen die zich in de zaal bevinden deze capaciteit zoals vermeld wordt in artikel 42 & 47 niet overschrijdt.
Het is ten strengste verboden om te roken in de binnen- en buitenruimtes van de jeugdcentra. Huurders en bezoekers dienen hiermee rekening te houden om overlast voor de buurt te vermijden.
Het is verboden vuurwerk te gebruiken in de jeugdcentra. Eventuele kosten voor de brandweer en/of de wachtdienst zullen verhaald worden op de gebruiker.
Daarnaast is het gebruik van rookmachines, hazers, fazers of soortgelijke apparatuur niet toegestaan.
Er mag op geen enkele manier vuur gemaakt worden in de jeugdcentra, niet om te koken, niet voor andere dingen. Er mag geen gebruik worden gemaakt van gasbekkens en friteuses.
De vrije toegang tot de zaal en bijhorende ruimten (vestiaire, toog, bar, drankberging, technische ruimten) mag op geen enkele wijze belemmerd worden door meubilair, linten of ander materiaal.
Noch de kasten met brandhaspels, noch enig ander veiligheidsmateriaal mag bedekt zijn, evenmin mag er een meubelstuk of een obstakel voor geplaatst worden.
De gebruiker informeert zich over de werking van de brandhaspels en de poederblusapparaten.
Zonder toestemming van de Jeugddienst zijn andere verwarmingsbronnen en elektrische toestellen dan deze die ter beschikking worden gesteld, ten strengste verboden.
Zwaardere stroomaansluitingen dienen minimaal 2 weken vooraf aangevraagd te worden. De instructies van de bevoegde technici aangaande deze aansluitingen dienen stipt te worden opgevolgd.
Het gebruik van een eigen geluidsinstallatie is toegestaan zolang men de geluidsnormen zoals vermeld in dit huishoudelijk reglement in artikel 17 ten zeerste naleeft. Bij gebruik van een externe installatie is de huurder verplicht een decibelmeter én een begrenzer te voorzien en te gebruiken. De gemeente is in geen geval aansprakelijk voor eventuele schade aan het materiaal.
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade die aan het lokaal, meubilair en apparatuur is aangericht, zowel door zichzelf, zijn aangestelde als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteiten. Hij is tevens verantwoordelijk voor de melding van de eventueel aangerichte schade.
De vergoeding voor de aangerichte schade en de gepresteerde uren van het personeel wordt bepaald door vaststelling bij de controle na de activiteit. De gebruiker dient na gebruik van de infrastructuur de gebruikte ruimtes proper achter te laten. Bijlage 2 bevat een overzicht van alle ruimtes en de wijze waarop deze gekuist dienen te worden. Iedere nalatigheid zal leiden tot een schadevergoeding en/of uitsluiting. De tarieven daarvan zijn terug te vinden in het retributierelgment m.b.t. het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra.
De gebruiker dient schade of tekortkomingen, vastgesteld voor het plaatsvinden van de activiteit, te rapporteren aan de jeugddienst. Het risico bestaat immers dat anders deze schade te zijnen laste wordt gelegd. Als de gebruiker de schade niet betaalt, zal hij worden uitgesloten van gebruik, totdat de schade is vergoed. Voor schadevergoeding en beschadiging aan lokaal, meubilair en apparatuur zal de gebruiker een factuur ontvangen. De vaststelling gebeurt door de Jeugddienst. Een overzicht van de gehanteerde schadevergoedingen is terug te vinden in het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra.
Het gemeentebestuur wijst alle verantwoordelijkheid af voor om het even welk ongeval of schade opgelopen door de gebruikers. Het gemeentebestuur en de personeelsleden zijn evenmin verantwoordelijk voor verdwenen voorwerpen of voor schade aan achtergelaten apparaten, goederen en uitrusting van de gebruikers. Daarom is de gebruiker verplicht onmiddellijk na de activiteit de apparaten, goederen en uitrusting, niet behorend tot de uitrusting van de jeugdcentra, te verwijderen.
Het gemeentebestuur is verzekerd tegen brand, tegen ongevallen tegenover derden (burgerlijke aansprakelijkheid) en tegen objectieve aansprakelijkheid (brand -en ontploffingsgevaar). De gebruiker is verantwoordelijk voor de burgerlijke en voor de contractuele aansprakelijkheden (schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting).
Elke gebruiker is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers, e.d.).
De gebruiker moet voldoen aan alle wettelijke voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen.
Bij manifestaties met gebruik van tekst of muziek moet de gebruiker contact opnemen met UNISONO. Het recht van de billijke vergoeding voor de polyvalente zaal (tarief met dans) wordt geregeld door het gemeentebestuur.
Specifieke bepalingen Jeugdcentrum Togenblik
De polyvalente zaal binnen de infrastructuur jeugdcentrum Togenblik bevat volgende elementen:
De oppervlakte voor het publiek toegankelijk is (zaal + balkon) 180 m².
Er mogen maximaal 500 mensen toegelaten worden volgens het brandpreventieverslag.
Inkomhal + sas
AUDIOVISUEEL MATERIAAL:
Opmerking: De discobar moet altijd op het podium blijven staan. Je bent als huurder verplicht om de geluidsinstallatie van het jeugdcentrum te gebruiken
MATERIAAL IN DE BERGING
De sleutel dient ten laatste op de openingsdag voor de geplande activiteit te worden afgehaald en terugbezorgd in samenspraak met de Jeugddienst.
De gebruiker zorgt zelf voor de bediening van de bar in de polyvalente zaal. De gebruiker is verplicht te putten uit de drankvoorraad voorzien door de jeugddienst via de aangeduide drankleverancier van het Jeugdcentrum Togenblik, de prijzen staan vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra.
De gebruiker staat zelf in om tijdig (2 weken voor het evenement) zijn drankbestelling door te geven aan de jeugddienst, zij bestellen deze bij de aangeduide drankleverancier.
De restanten van de dranken en/of lege goederen dienen op de daarvoor voorziene plaatsen gesorteerd te worden. Bij overtreding van dit artikel wordt er een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra.
Jeugdcentrum Togenblik beschikt over een vaste tapvergunning voor het schenken van gegiste dranken.
Specifieke bepalingen Jeugdcentrum Den Trechter
De Polyvalente zaal binnen de Infrastructuur Jeugdcentrum Den Trechter omvat volgende elementen:
POLYVALENTE ZAAL (14m x 17m = 238m²) met bar /toogzone capaciteit van maximum 300 personen (staand) of 236 personen (zittend) tegelijkertijd.
De gebruiker controleert dat het aantal aanwezige personen die zich in de zaal bevinden deze capaciteit niet overschrijdt.
Standaard aanwezig
Optioneel te verkrijgen materiaal (enkel op aanvraag bij het reserveren van de zaal en niet standaard aanwezig)
Maandagvoormiddag is het Jeugdcentrum Den Trechter gesloten en is de polyvalente zaal niet beschikbaar.
Van zondag tot en met donderdag kan de polyvalente zaal enkel gebruikt worden tot 22u00 bij activiteiten met muziek en tot 24u00 bij activiteiten zonder muziek.
Hou steeds rekening met eventuele repetities in de repetitieruimte die geluidsoverlast kunnen veroorzaken.
De toegangsbadge van het lokaal of van de lokalen dient ten laatste op de openingsdag voor de geplande activiteit te worden afgehaald en terugbezorgd in samenspraak met de Jeugddienst.
In geval van verlies van de toegangsbadge wordt een bedrag gefactureerd. De prijs voor het verlies of schade is terug te vinden in het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de jeugdcentra.
De gebruiker zorgt zelf voor de bediening van de bar in de polyvalente zaal. De gebruiker is verplicht te putten uit de drankvoorraad van de aangeduide drankleverancier van het Jeugdcentrum Den Trechter. Bij overtreding van dit artikel wordt een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra.
De gebruiker staat zelf in om tijdig (2 weken voor het evenement) zijn drankbestelling door te geven aan de aangeduide drankleverancier. De drankkoeling dient onmiddellijk na het evenement leeggehaald te worden. De restanten van de dranken en/of lege goederen dienen op de daarvoor voorziene plaatsen gesorteerd te worden. Bij overtreding van dit artikel wordt er een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeentelijke jeugdcentra.
Wanneer toebehoren worden gebruikt, dienen deze terug proper in de bergingen geplaatst te worden. Al het materiaal moet proper achtergelaten worden; het nodige poetsmateriaal bevindt zich achter de toog in de kast.
De jeugddienst wordt belast met de praktische uitvoering van dit reglement.
Alle betwistingen omtrent de toepassing van dit reglement en eventuele misbruiken worden door het College van Burgemeester en Schepenen beslecht.
Het huishoudelijk reglement van jeugdcentrum Togenblik wordt met ingang van 01 januari 2026 opgeheven.
Het huishoudelijk reglement van jeugdcentrum Den Trechter van 28 september 2023 wordt met ingang van 01 januari 2026 opgeheven.
Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet Lokaal bestuur.
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur, brengt de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.
In afwijking van artikel 288, 1e lid van het Decreet Lokaal Bestuur, treedt dit reglement in werking op 1 januari 2026 en wordt het huishoudelijk reglement van 28 september 2023 opgegeven.