Organisaties worden vandaag de dag meer geconfronteerd met een behoefte aan professionalisering, de noodzaak tot optimaliseren van hun interne werking en dienstverlening voor hun klanten.
Hier zijn meerdere redenen voor:
Essentieel element op weg naar professionalisering is het beschikken over de nodige dosis kritische zelfreflectie. Organisaties moeten geregeld de tijd nemen om op een kritische manier de interne en externe signalen te kunnen plaatsen en verwerken.
Organisaties moeten kunnen stilstaan bij en leren uit:
Het decreet Lokaal Bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
Artikel 219 decreet lokaal bestuur stelt dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam.
Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Motivering
Zowel het politieke bestuur als het ambtelijke management streven naar performante, daadkrachtige overheidsorganisaties. Een goed werkend systeem van organisatiebeheersing is hierbij een kritische succesfactor en maakt het mogelijk dat een overheidsorganisatie excelleert op vier vooropgestelde doelstellingen:
1. Elementen van organisatiebeheersing
Beheersen wil zeggen: sturing geven en onder controle hebben. Deze beheersing situeert zich zowel op het globale niveau van de organisatie, als op dienstniveau en op procesniveau.
Samengevat komt een goede organisatiebeheersing neer op:
Voor het lokaal bestuur Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht willen we een aantal elementen vooropstellen waaraan ons organisatiebeheerssysteem moet voldoen.
Geïntegreerde Organisatiebeheersing maakt integraal deel uit van de bedrijfsvoering. Het is een dynamisch begrip dat mee evolueert met de manier waarop de bedrijfsuitvoering gebeurt. Het is daarom ook geïntegreerd met de organisatie en werking die de beleids- en beheerscyclus volgt en met de algemene kwaliteitszorg. Inhoudelijk volgen de principes van het organisatiebeheerssysteem de principes van behoorlijk bestuur en de waarden van de organisatie zoals ze opgenomen zijn in de visie-missie en de deontologische code.
Gedeelde Organisatiebeheersing is een zaak van iedereen. Organisatiebeheersing is weliswaar de verantwoordelijkheid van het management, maar om te komen tot een goed werkend systeem moeten alle werknemers er de nodige aandacht en zorg aan besteden. Het is eigenlijk iets waar we allemaal elke dag mee bezig zijn in ons streven naar een zo goed mogelijke dienstverlening.
Realistische Organisatiebeheersing biedt redelijke en geen absolute zekerheid. Organisatiebeheersing is geen doel op zich maar een proces van voortdurende verbetering waarbij de organisatie leert wat werkt en niet werkt.
Efficiënte Organisatiebeheersing: er moet steeds een afweging gemaakt worden tussen de kosten (lees: de inzet van middelen in de meest ruime zin) van elke beheersmaatregel en de baten of de meerwaarde ervan.
2. Activiteiten van organisatiebeheersing
Begrip risico: risico’s zijn interne en externe factoren die de realisatie van de doelstellingen kunnen belemmeren en daardoor ook de kwaliteit van producten en dienstverlening kunnen beïnvloeden of bedreigen. Ook het niet of niet tijdig benutten van opportuniteiten is een risico. Interne of externe veranderingen kunnen bestaande risico’s veranderen of nieuwe risico’s doen ontstaan.
Risico’s identificeren: om risico’s te identificeren moeten we de processen van de werking van een organisatie uiteenrafelen vanuit de basisvraag wat er kan mislopen waardoor het behalen van de doelstelling van de organisatie, het beoogd resultaat van het proces, beleidsdoelstelling, … kan belemmerd worden. Hiervoor moeten we de processtappen afbakenen, zowel chronologisch als vanuit de taakverdeling met focus op:
Risico’s beoordelen: risico’s beoordelen is een inschatting maken van de impact van een risico: de mogelijke gevolgen en de ernst van deze gevolgen. Die gevolgen zijn verbonden aan de belangrijkheid die de processtap voor het resultaat van het proces heeft en van het belang van de doelstelling die wordt bedreigd. Daarnaast is er ook een inschatting nodig over de kans dat een risico zich voordoet. Dat hangt vooral samen met de frequentie van het doorlopen van het proces. Tot slot moeten we ook de samenhang met andere risico’s inschatten.
Risico’s beheersen: beheersmaatregelen zijn activiteiten die zich richten op het elimineren, vermijden of verkleinen van de oorzaak of het gevolg van een ongewenste gebeurtenis. Bij het ontwikkelen en toepassen van beheersmaatregelen moeten we eerst de processen met de grootste risico’s (impact, kans) aanpakken.
Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn uitgeschreven procedures, autorisatie en delegatieregeling, actuele functieomschrijvingen, vormingstrajecten, meetsystemen, aandacht voor waardengebonden competenties bij aanwerving, checklist volledigheid dossier, rapporteringslijnen, kennisdatabank, toegangsbeveiliging, …
Restrisico’s: Restrisico’s zijn risico's die niet met maatregelen kunnen worden weggenomen of verminderd worden. In dat geval moeten we kiezen tussen:
De bestaande maatregelen voor organisatiebeheersing moeten geregeld geëvalueerd worden. Dat kan via monitoring en evaluatie door interne of externe audit, en via het klachtenmanagement.
Monitoring en evaluatie
Via bevraging, reflectie, zelfevaluatie is het mogelijk de eigen werking continu in vraag te stellen en bij te sturen. Hierbij kan ook inspiratie gehaald worden uit goede praktijken elders.
Audit
Een audit is een onpartijdig onderzoek dat uitmondt in een oordeel in welke mate een object overeenstemt met de daarvoor geldende norm. De keuze van het object, de norm en de mate van zekerheid worden bepaald door het doel van het onderzoek.
In feite is het resultaat van een audit dus zekerheid: meten = weten.
Interne audit is de audit die we zelf organiseren en die door eigen werknemers of door derden wordt uitgevoerd om na te gaan of de doelstellingen op de correcte manier behaald worden.
Advies
Gunstig advies managementteam van 28 maart 2025.
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, art. 217 tot 220
Aangaande de definitie van organisatiebeheersing, de bevoegdheid en rapportering.
het voorstel kader voor organisatiebeheersing gemeente & OCMW Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht goed te keuren.