De Cultuurpactwet bepaalt dat er voor beslissingen over culturele materie, zoals het inrichten van een bibliotheek, een gemeentelijke adviesraad tussenkomt. Dat kan bijvoorbeeld de gemeentelijke cultuurraad zijn, of een andere adviesraad die de gemeente specifiek inricht voor de bibliotheek. In de vroegere gemeenten Beveren, Kruibeke en Zwijndrecht was telkens een beheersorgaan van de bibliotheek actief. Het lijkt ons dus aangewezen dat ook in de nieuwe fusiegemeenten deze adviesbevoegdheid wordt opgenomen door een autonoom orgaan en niet wordt gedelegeerd naar de gemeentelijke cultuurraad.
Als bijlage gaat een voorstel van reglement voor de samenstelling en werking van dit beheersorgaan voor de nieuwe gemeente. Dit reglement is gebaseerd op de drie bestaande reglementen, die voor ruim 85% gelijklopend waren. De aspecten waarop zij van elkaar afwijken, en de inhoudelijke keuzen die in dit kader zijn gemaakt voor het voorstel van nieuw reglement zijn in de tweede bijlage onder de vorm van een vergelijkende tabel toegevoegd.
Belangrijkste wijzigingen zijn:
Daarnaast wordt voorgesteld om het voorzitterschap van het beheersorgaan te verkiezen uit de stemgerechtigde leden. Dat was voorheen al zo in Beveren en Kruibeke. In Zwijndrecht werd het voorzitterschap waargenomen door de schepen van cultuur. Naar analogie met de andere adviesraden en om de autonomie ervan te beklemtonen, stellen wij voor om de schepen van cultuur enkel een waarnemende rol te geven in het beheersorgaan, net zoals de bibliothecaris en andere (bib)medewerkers.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd akkoord te gaan met dit reglement.
cultuurpact
Er wordt een beheersorgaan voor de bibliotheek opgericht die zal werken volgens volgend reglement:
TITEL I – OPDRACHT EN DOEL
Artikel 1
Er wordt een beheersorgaan opgericht dat als opdracht krijgt de inrichtende overheid (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen) bij te staan bij het beheer van de gemeentelijke openbare bibliotheek.
Deze opdracht heeft betrekking op alle bibliotheekfilialen op het grondgebied van de gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht.
Artikel 2
Het beheersorgaan houdt in zijn werking en besluitvorming rekening met de opdracht en doelstellingen van de gemeentelijke openbare bibliotheek als basisvoorziening waar elke burger terecht kan voor informatieverwerving. Daarnaast vervult de bibliotheek een belangrijke rol inzake cultuurspreiding en cultuurparticipatie en inzake digitale geletterdheid. Dit alles gebeurt in een geest van objectiviteit en neutraliteit, vrij van levensbeschouwelijke, politieke en commerciële invloeden. Het beheersorgaan voert zijn opdracht uit met inachtneming van het decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact en van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
TITEL II – BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN
Artikel 3
Het beheersorgaan geeft advies over alle aangelegenheden die betrekking hebben op het gemeentelijk bibliotheekbeleid.
Het beheersorgaan brengt advies uit over het voorstel van meerjarenplan. Het beheersorgaan wordt tevens geïnformeerd over de budgetten en de jaarlijkse actieplannen en evalueert de effectiviteit en voortgang hiervan.
Daarnaast werkt het beheersorgaan mee en waakt het beheersorgaan over de realisatie van de wettelijke opdrachten van de bibliotheek zoals die zijn opgesomd in het decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid, inclusief de latere wijzigingen en toevoegingen aan dit decreet.
Artikel 4
Om zijn opdracht daadwerkelijk te kunnen uitvoeren, heeft het beheersorgaan recht op informatie ten aanzien van alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid betreffende de openbare bibliotheek.
TITEL III – SAMENSTELLING
Artikel 5
Het beheersorgaan bestaat uit 24 leden:
Conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur is ten hoogste twee derde van de leden van hetzelfde geslacht.
Artikel 6
Om deel uit te kunnen maken van het beheersorgaan moet men woonachtig zijn in de gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht op het tijdstip waarop de installatievergadering plaatsvindt.
De vertegenwoordigers van de gebruikers zijn bij voorkeur actieve gebruikers van de dienstverlening van de bibliotheek. Zij dienen bij hun kandidaatstelling te motiveren waarom zij wensen toe te treden en tot welke filosofische of ideologische strekking zij behoren.
Artikel 7
Het college maakt op basis van de binnengekomen kandidaturen een voordrachtslijst op, die rekening houdt met het genderevenwicht, de geografische spreiding over alle deelgemeenten, en een evenredige vertegenwoordiging (jong-oud, culturele diversiteit…).
Artikel 8
De leden van het beheersorgaan worden benoemd door de gemeenteraad.
Artikel 9
Een lid van het beheersorgaan verliest zijn lidmaatschap:
Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt voorziet de gemeenteraad zo spoedig mogelijk in de vervanging ervan.
Artikel 10
Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad moet het beheersorgaan opnieuw worden samengesteld, uiterlijk zes maand na de installatievergadering van de nieuwe gemeenteraad. Tot dan blijft het bestaande beheersorgaan in functie. Het lidmaatschap van het beheersorgaan kan dus niet langer dan zes jaar duren, maar is hernieuwbaar.
Artikel 11
Het beheersorgaan kiest onder zijn stemgerechtigde leden bij geheime stemming en volstrekte meerderheid een voorzitter en een ondervoorzitter, die niet tot dezelfde afvaardiging of gebruikersgroep behoren. De voorzitter mag geen deel uitmaken van de gemeenteraad.
De bibliothecaris en de schepen, bevoegd voor de bibliotheekwerking, wonen de zittingen bij met raadgevende stem. De bibliothecaris is belast met het secretariaatswerk van het beheersorgaan, maar kan zich hierbij laten bijstaan door andere personeelsleden van de bibliotheek.
TITEL IV – VERGADERINGEN
Artikel 12
Het beheersorgaan komt ten minste 3 maal per jaar samen en zo dikwijls als de belangen van de gemeentelijke bibliotheekwerking vereisen. Het beheersorgaan moet tevens samenkomen als minstens 1/3 van de leden hiertoe een schriftelijk verzoek met agenda indienen bij de voorzitter. In dat geval moet de vergadering georganiseerd worden binnen de 14 dagen na ontvangst van het schriftelijk verzoek. Het beheersorgaan vergadert niet in juli en augustus.
De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter of – indien deze afwezig is – door de ondervoorzitter. Indien ook de ondervoorzitter afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door het jongste aanwezige stemgerechtigde lid.
Artikel 13
De uitnodiging wordt minstens 8 dagen voor de bijeenkomst elektronisch verzonden, met vermelding van de agenda. Tot 14 dagen voor de vergadering kan elk stemgerechtigd lid agendapunten toevoegen door eenvoudig schriftelijk verzoek bij de voorzitter.
De agendapunten worden besproken in de volgorde waarop zij op de uitnodiging voorkomen. Elke vergadering start met het voorleggen en goedkeuren van het verslag van de vorige vergadering. Indien twee derde van de aanwezige leden akkoord gaan, kan de volgorde van de te behandelen punten gewijzigd worden.
Artikel 14
Het beheersorgaan kan geldig vergadering indien minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Bij een 2de oproeping kan geldig vergaderd worden ongeacht het aantal aanwezigen, als op deze vergadering dezelfde agendapunten worden behandeld en op de uitnodiging uitdrukkelijk is vermeld dat het om een 2de oproeping gaat.
Artikel 15
Er wordt gestreefd naar het nemen van beslissingen bij consensus.
Indien er moet gestemd worden, worden de beslissingen genomen met gewone meerderheid van stemming in openbare stemming, tenzij minstens 1/3 van de aanwezige leden om een geheime stemming vraagt. Als gestemd wordt over personen of functies, is de stemming altijd geheim.
Bij openbare stemming is in geval van staking van stemmen de stem van de voorzitter beslissend of – indien de voorzitter geen afgevaardigde is van de gebruikersgroep – de ondervoorzitter.
Bij geheime stemming wordt bij staking van stemmen het punt verworpen.
Wanneer er een geheime stemming over personen is, wordt bij staking van stemmen een nieuwe stemronde georganiseerd tussen de kandidaten met een gelijk aantal stemmen. Wanneer ook deze stemronde geen beslissend resultaat oplevert, is de jongste kandidaat gekozen.
Artikel 16
Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt door het secretariaat van het beheersorgaan, dat binnen de maand wordt toegestuurd naar de leden van het beheersorgaan en wordt voorgelegd ter kennisgeving aan het college van burgemeester en schepenen.
TITEL V – WAARNEMERS, EXPERTEN EN WERKGROEPEN
Artikel 17
De bibliothecaris en de schepen, bevoegd voor de bibliotheekwerking, wonen de zittingen bij met raadgevende stem Relevante personeelsleden van de gemeente kunnen de vergaderingen van het beheersorgaan bijwonen als waarnemers met raadgevende stem.
Daarnaast kan het reeds samengesteld beheersorgaan deskundigen coöpteren met raadgevende stem, met een specifieke opdracht en voor een beperkte duur. Het aantal deskundigen kan nooit groter zijn dan 1/3 van het totaal aantal stemgerechtigde leden.
Artikel 18
Het beheersorgaan kan permanente en tijdelijke werkgroepen oprichten, die één of meerdere onderwerpen voorbereidt en als voorstel voorlegt aan het beheersorgaan. In deze werkgroepen kan beroep gedaan worden op niet-leden van het beheersorgaan.
TITEL VI – VERZEKERINGEN
Artikel 19
Het beheersorgaan ressorteert onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico’s “Burgerlijke Aansprakelijkheid”, “Rechtsbijstand” en “Lichamelijke Ongevallen” sluit het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen af voor de stemgerechtigde leden, waarnemers, experten en leden van de werkgroepen van het beheersorgaan.
TITEL VII – SLOTBEPALINGEN
Artikel 20
De bepalingen van dit reglement kunnen slechts gewijzigd worden door de gemeenteraad, na voorafgaande besprekingen met en schriftelijk advies van het beheersorgaan.
Artikel 21
Dit reglement gaat in na goedkeuring door de gemeenteraad en vervangt de bestaande reglementen van de vroegere gemeenten Beveren, Kruibeke en Zwijndrecht.
Het gemeenteraadsbesluit van gemeente Beveren van 24 september 2019 houdende reglement op de werking van het beheersorgaan van de openbare bibliotheek wordt opgeheven.
Het gemeenteraadsbesluit van gemeente Kruibeke van 23 september 2013 houdende organiek reglement van het beheersorgaan van de openbare bibliotheek van Kruibeke wordt opgeheven.
Het gemeenteraadsbesluit van gemeente Zwijndrecht van 27 september 2019 houdende beheersovereenkomst met de gemeentelijke openbare bibliotheek wordt opgeheven.
Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet Lokaal bestuur.
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur, brengt de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.