Sinds de totstandkoming van het decreet over het lokaal bestuur worden er, in tegenstelling tot het vorige decreet en omwille van verregaande deregulering, geen gedetailleerde regels meer opgenomen over de kasverrichtingen en inning geringe dagontvangsten. Het is wel de taak van het lokaal bestuur zelf om hieromtrent interne regels op te stellen. Hoewel we streven naar zo weinig mogelijk cash-verrichtingen, worden er nog steeds gelden cash ontvangen op verschillende diensten.
In ons bestuur zijn de meeste kassa's rechtstreeks gekoppeld met de boekhouding door het gebruik van een specifieke kassa-software. De kassa-inkomsten en -uitgaven worden digitaal opgeslagen en meteen geregistreerd in de boekhouding. Hierdoor verminderen de risico's op fouten en fraude en verhogen de transparantie, efficiëntie en de tijdigheid van boekingen. Zowel de boekhouding als de kasverantwoordelijken hebben op deze wijze voldoende zicht op de kassa-verrichtingen (bv. door het rechtstreeks trekken van rapporten uit de systemen, door het afstemmen met de bankafschriften). Daarnaast hebben we ook enkele provisie-kassa's. Deze zijn niet rechtstreeks gekoppeld met de boekhouding. Deze provisies mogen louter aangewend worden voor de betaling van geringe exploitatie- uitgaven van dagelijks bestuur die zonder uitstel moeten gebeuren.
Zowel de gekoppelde als de niet-gekoppelde kassa's worden op regelmatige tijdstippen afgerekend aan de centrale kassabeheerder (financiële dienst).
De richtlijnen voor het gebruik van kassa's en/of provisies werden in een reglement op maat van ons bestuur gegoten. De volgende aspecten werden hierin opgenomen: de organisatie van permanente kassen en registratie, de bewaring, het transport, de controle, het toezicht en de rapportage bij de exploitatie van kassen en het gebruik van provisies en de te volgen procedure bij diefstal of kasverschillen.
Het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, met latere wijzigingen, betreffende het financieel beheer en de ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden;
Het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 217 tot en met artikel 219, dat bepaalt dat elk lokaal bestuur moet voorzien in organisatiebeheersing. Hiervoor dient een organisatiebeheersingssysteem opgesteld te worden waarbij bepaald wordt op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;
Het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 220, dat de algemeen directeur zijn bevoegdheden kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Deze toewijzing gebeurt schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen;
Het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 272 dat stelt dat provisies ter beschikking gesteld kunnen worden aan personeelsleden voor de goede werking van de dienst, wanneer het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat;
Het Decreet lokaal bestuur, meer bepaald artikel 40, dat bepaalt dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen vaststelt. De reglementen kunnen betrekking hebben op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies en op het inwendig bestuur van de gemeente.
Dit reglement is met ingang van 15 januari 2025 van toepassing op:
A) De (vervangende) personeelsleden belast met de inning, de kassaverantwoordelijken en de personeelsleden die instaan voor de centrale kas
De inning van de gelden kan uitsluitend gebeuren op basis van een geldig tariefreglement. De gelden kunnen cash, via bancontact of payconiq geïnd worden.
De inningsambtenaar dient steeds een ontvangstbewijs te verschaffen aan de betalende klant.
Een personeelslid belast met de inning is enkel bevoegd voor de inning van geringe dagontvangsten en mag de ontvangen bedragen niet aanwenden voor het doen van uitgaven, tenzij hier expliciet toelating voor werd gegeven en dit gefaciliteerd wordt door de kassasoftware. Leningen zijn verboden. Tijdelijk geld ontlenen uit de kas voor privédoeleinden is niet toegestaan.
Het bewaren van gelden of geldwaardige stukken die geen eigendom zijn van het lokaal bestuur is verboden. Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden bij diefstal of verlies van gelden of geldwaardige documenten die geen eigendom zijn van het lokaal bestuur.
Bij aanduiding ontvangt elk personeelslid belast met de inning, alsook de vervangende personeelsleden, een startbedrag onder de vorm van wisselgeld om teruggave te kunnen doen bij de inning van dagontvangsten. Het (vervangend) personeelslid belast met de inning ondertekent een ontvangstbewijs voor ontvangst van dit bedrag. Het startgeld mag niet afgerekend worden en dient steeds in de kassa aanwezig te zijn. Bij uitdiensttreding of stopzetting van de functie als (vervangend) personeelslid belast met de inning dient, na afrekening van de kassa, het startgeld teruggebracht te worden naar de centrale kassabeheerder, die aan het betrokken personeelslid een ontvangstbewijs overhandigt.
Alle gelden dienen in een afgesloten ruimte te worden bewaard waartoe enkel een gemachtigd persoon toegang heeft.
De voorraadartikelen dienen minstens maandelijks geteld te worden en gecontroleerd met de huidige voorraad in de kassasoftware. Hiervoor wordt door het diensthoofd een verantwoordelijke aangesteld. Een verschil dient onmiddellijk gemeld te worden aan de algemeen directeur en financieel directeur.
Het (vervangend) personeelslid belast met de inning dient alle verrichtingen nauwkeurig te registreren in de voorziene kassasoftware. Bij overdracht van gelden naar de kassaverantwoordelijke of de centrale kassabeheerder dient het (vervangend) personeelslid belast met de inning het kascontroledocument uit de kassasoftware samen met de nodige bewijsstukken ter verantwoording te bezorgen. De kassaverantwoordelijke of centrale kassabeheerder bezorgt na elke afrekening een getekend ontvangstbewijs aan het (vervangend) personeelslid belast met de inning. Indien er geen kassasoftware aanwezig is houdt het (vervangend) personeelslid belast met de inning een door de financieel directeur opgemaakt kasregister bij waarin alle kassaverrichtingen genoteerd worden. Het (vervangend) personeelslid belast met de inning bezorgt alle bewijsstukken aan de centrale kassabeheerder die de kassaverrichtingen boekhoudkundig verwerkt.
De algemeen directeur bepaalt in overleg met de financieel directeur de periodiciteit van het afrekenen van het geld naar de financiële dienst en het maximumbedrag dat elk personeelslid in kas mag hebben. Er moet minimaal tweewekelijks afgerekend worden tenzij anders bepaald. Indien er door omstandigheden niet tijdig kan worden afgerekend dient de centrale kassabeheerder steeds verwittigd te worden. Er mag maximaal 1.500 euro cash geld aanwezig zijn in elke kassa met uitzondering van de centrale hoofdkas burgerzaken waar maximaal 3.000 euro aanwezig mag zijn. In de centrale kassa van gemeente en OCMW mag een maximaal bedrag aanwezig zijn conform de verzekeringspolis ‘diefstal’ die afgesloten wordt bij een erkende verzekeringsinstelling voor het bewaren en transporteren van geld. Een hoger bedrag aan kasgelden dient zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een termijn van 3 werkdagen afgerekend te worden.
De centrale kassabeheerder rekent maandelijks de elektronische betalingen van alle (vervangende) personeelsleden belast met de inning af naar de centrale kas van de financiële dienst. Hij controleert of de elektronische betalingen overeenstemmen met de ontvangen bedragen op de zichtrekening.
Het wegbrengen van het geld naar de bank gebeurt door de centrale kassabeheerder in het plaatselijke bankkantoor door storting op het rekeningnummer van de zichtrekening van het lokaal bestuur. Het verzekerde bedrag mag niet worden overschreden.
B) Provisies en voorschotten
De algemeen directeur kan, voor zover dit noodzakelijk is en na advies van de financieel directeur, een provisie ter beschikking stellen voor het doen van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur. Indien de beslissing van de algemeen directeur, afwijkt van het advies van de financieel directeur, wordt de beslissing voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen voor goedkeuring en/of afkeuring.
De beslissing van de algemeen directeur bevat het bedrag van de provisie, het doel ervan, de modaliteiten betreffende de ter beschikking stelling, het gebruik van de provisie en de duur van de provisie.
Het personeelslid dat een provisie ter beschikking wordt gesteld wordt de provisiebeheerder genoemd. De provisie kan zowel cash als via een debetkaart ter beschikking worden gesteld.
De provisies worden tegen ontvangstbewijs ter beschikking gesteld. De provisiebeheerder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer ervan.
De provisiebeheerder bewaart alle bewijsstukken en alle uitgaven dienen geregistreerd te worden in een door de financieel directeur opgemaakt kasregister. In dit kasregister wordt elke uitgave en/of ontvangst aangegeven met minstens de vermelding van de datum en het bedrag.
Een verantwoording gebeurt steeds bij de vraag tot het aanvullen van de provisie. Vooraleer een volgende schijf van provisie wordt toegekend, moet de provisiebeheerder een gedetailleerde opgave van de gedane uitgaven ten laste van de vorige provisie aan de centrale kassabeheerder voorleggen, samen met de nodige verantwoordingsstukken van deze uitgaven. Als geldig verantwoordingsstuk wordt aanzien een kasticket, een factuur, een kostennota of een verklaring op eer van de provisiebeheerder met detail van de uitgave, de datum en de reden waarom geen ander verantwoordingstuk kan bekomen worden.
De centrale kassabeheerder verifieert of het kasregister overeenstemt met de daarbij horende verantwoordingsstukken en controleert de verantwoordingsstukken.
De provisie mag door de provisiebeheerder enkel worden aangewend voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur die zonder uitstel moeten gebeuren of die onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst. Er mogen uitsluitend uitgaven via de provisie gebeuren die niet de normale uitgavenprocedure (bestelaanvraag, bestelbon, factuur) kunnen volgen. Voor deze geringe exploitatie-uitgaven dient geen bestelbon opgemaakt te worden. De uitgaven blijven wel onderhevig aan de controle betreffende de wetmatigheid en regelmatigheid van de financieel directeur.
Het beheer van een provisie door een provisiebeheerder kan worden beëindigd door:
Bij beëindiging van de provisie bezorgt de provisiehouder het saldo van de provisie terug aan het bestuur, samen met de eindstaat van het kasregister. De financieel directeur (of zijn gevolmachtigde) gaat over tot een verificatie van het kasregister. Indien er geen onregelmatigheden worden vastgesteld, wordt door de financieel directeur kwijting verleend aan de provisiebeheerder voor het beheer van de provisie.
Voor eenmalige activiteiten is het mogelijk om een voorschot te bekomen in cash geld. Hiervoor dient het akkoord te worden gevraagd aan de algemeen directeur en financieel directeur. Deze aanvraag dient te worden gemotiveerd met vermelding van de reden, datum van de activiteit en het bedrag.
De centrale kassabeheerder bezorgt het voorschot en laat het betrokken personeelslid tekenen voor ontvangst.
Na afloop van de activiteit moet er binnen de week worden afgerekend bij de centrale kassabeheerder. Deze afrekening bevat een staat van uitgaven en de daarbij horende verantwoordingsstukken. Indien het voorschot groter was dan de uitgave dient het teveel ontvangen bedrag op het moment van afrekening te worden terugbezorgd aan de centrale kassabeheerder.C) Gemeenschappelijke bepalingen
Elk personeelslid zoals vermeld in artikel 1 wordt gevat door onderstaande gemeenschappelijke bepalingen:
Elk personeelslid telt de eigen kas dagelijks of minstens elke dag na een kasverrichting na. Een kasverschil lager of gelijk aan 1 euro wordt gezien als een betalingsverschil. Hiervoor dient geen verklaring gegeven te worden.
De kasverschillen groter dan 1 euro dienen onmiddellijk aan de rechtstreeks leidinggevende te worden gemeld die een extra verificatie doet. Indien er nog steeds een kasverschil is na verificatie dient het document kasverschil te worden ingevuld en ondertekend door de rechtstreeks leidinggevende en het betrokken personeelslid belast met de inning. Dit document wordt overgemaakt aan de financieel directeur.
Wanneer kasverschil meer dan 50 euro bedraagt of wanneer verschillende kassaverschillen binnen het jaar samen 200 euro overschrijden brengt het diensthoofd aan de hand van een verslag ter duiding en motivering van het kasverschil de algemeen directeur en de financieel directeur op de hoogte. In dat geval wordt er door de centrale kassabeheerder onmiddellijk overgegaan tot verificatie van de kas van het betrokken personeelslid. In onderling overleg beslissen de algemeen directeur en financieel directeur welke maatregelen dienen getroffen te worden als gevolg van deze vaststelling.
Alle betrokken personeelsleden zijn verantwoordelijk voor de gelden en geldwaardige stukken die zij in bewaring hebben.
Ingeval van een tekort zijn zij aansprakelijk in geval van bedrog of van zware schuld. Voor lichte schuld zijn zij enkel aansprakelijk als die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
Wordt beschouwd als zware fout:
lndien het personeelslid niet aansprakelijk is, wordt het tekort door de gemeente ten laste genomen. Wanneer het personeelslid wel aansprakelijk gesteld wordt voor het tekort wordt de procedure gevolgd zoals voorzien in het Decreet lokaal bestuur artikels 201 tem 216 voor een vastbenoemd personeelslid of de procedure zoals voorzien bij gemeente Beveren in artikel 35, bij gemeente Zwijndrecht in artikel 41 tem 46 en bij gemeente Kruibeke in artikel 23 van het arbeidsreglement voor contractuele personeelsleden.
Het diensthoofd, de algemeen directeur en de financieel directeur stellen in geval van diefstal of zware schuld zo snel mogelijk een administratief onderzoek in en gaan onverwijld over tot een verificatie van de kas teneinde het bedrag van het tekort vast te stellen. Zij maken een verslag aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau op, waarin naast een relaas van de feiten ook een voorstel wordt geformuleerd betreffende de aansprakelijkheid van het personeelslid die instaat voor de bewaring van de gelden.
Het college van burgemeester en schepenen/vast bureau neemt een beslissing betreffende de mate waarin het betrokken personeelslid voor de diefstal of verlies aansprakelijk gesteld moet worden en bepaalt hoeveel het tekort bedraagt dat moet vereffend worden. De financieel directeur wordt in kennis gesteld van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen en schrijft het verschil in de boekhouding volgens de collegebeslissing.
Bij diefstal zal door de algemeen directeur klacht neergelegd worden bij de lokale politie en zal de procedure voorzien in art. 29 van het Wetboek van Strafvordering van toepassing zijn.
De betrokken diensthoofden dienen minstens elk semester een controle uit te voeren op de kassen van de (vervangende) personeelsleden belast met de inning/kassaverantwoordelijken op de dienst. Dit impliceert ook een controle van de startgelden. Verder dient de voorraad geteld en gecontroleerd te worden met de huidige voorraad in de kassasoftware.
Het diensthoofd maakt hiervan een verslag of proces-verbaal op dat aan de algemeen directeur en financieel directeur wordt overgemaakt en bezorgt een kopie aan het (vervangend) personeelslid belast met de inning /kassaverantwoordeIijke die dit ondertekent voor ontvangst. Er kan door het diensthoofd op elk moment een controle worden uitgevoerd op de kassen van de (vervangende) personeelsleden belast met de inning/kassaverantwoordelijken.
De algemeen directeur, of onder zijn verantwoordelijkheid een door hem aangesteld persoon, controleert minstens elk semester de kassa van de centrale kassabeheerder. De algemeen directeur stelt van de bevindingen een proces-verbaal op dat aan de financieel directeur wordt overgemaakt en bezorgt een kopij van dit proces-verbaal aan de centrale kassabeheerder die dit ondertekent voor ontvangst.
Bij de gemeente Beveren worden de gemeenteraadsbeslissing en het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 september 2022 inzake de goedkeuring van ‘het reglement inzake personeelsleden belast met het beheer van de centrale kas, de inning van geringe dagontvangsten of die een provisie beheren’ opgeheven met ingang van 15 januari 2025.
Bij de gemeente Zwijndrecht wordt de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 5 maart 2024 inzake de procedure kasbeheer opgeheven met ingang van 15 januari 2025..
In afwijking van artikel 288, 1e lid van het Decreet lokaal bestuur, treedt dit reglement in werking op 15 januari 2025.
Afschrift van dit besluit zal overgemaakt worden aan alle diensthoofden die belast zijn met kasgelden op de dienst.
De (vervangende) personeelsleden belast met de inning, kassaverantwoordelijken, provisiebeheerders en centrale kassabeheerder ondertekenen dit reglement voor kennisname.
Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van artikelen 286, §1, 1° en 287 van het Decreet lokaal bestuur.
Conform artikel 330 van het Decreet lokaal bestuur, brengt het lokaal bestuur de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit reglement.