Sinds februari 2022 wordt Oekraïne geconfronteerd met een oorlog met een grote stroom aan vluchtelingen naar o.a. België. De nood aan structureel uitgebouwde opvangcapaciteit was bij aanvang van deze crisis dan ook bijzonder urgent. De Vlaamse Regering nam haar verantwoordelijkheid als sterke en solidaire regio op en zette de nodige initiatieven op om voldoende capaciteit te organiseren en deed daarbij beroep op de slagkracht van de lokale besturen.
Om de samenwerking tussen alle betrokken actoren (lokale besturen, gouverneurs en het Vlaams Gewest) op een kwalitatieve en efficiënte manier te organiseren, werd de Vlaamse Huisvestingstool (VHT) ontwikkeld. VHT werkt met een centraal beheer van de slaapplekken voor Oekraïense vluchttelingen. De inbreng van het aanbod van slaapplekken in de VHT gebeurt enerzijds door de lokale besturen, anderzijds door organisaties, bedrijven en verenigingen. Het Vlaams Gewest ondersteunt via personele omkadering en financiering per voorziene slaapplek. Deze financiering vanuit Vlaanderen wordt gekoppeld aan het ingeven van de adressen in de VHT van de effectief beschikbare collectieve huisvestingsplaatsen. Ook het Sociaal Huis Beveren maakt gebruik van de Vlaamse Huisvestingstool.
Agentschap Binnenlands Bestuur en Wonen In Vlaanderen hebben als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling (DPIA) laten uitvoeren. Rekening houdend met de persoonsgegevens die verwerkt worden in de VHT, is een protocol noodzakelijk om conform AVG te handelen.
Het is verplicht om een protocol op te maken voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie aan een andere Vlaamse instantie, aan een externe overheid of een lokaal bestuur. In zo'n protocol maakt men afspraken over het doeleinde van de gegevenswerking, de beveiligingsmaatregelen, de afspraken rond verdere verwerking van de gegevens, bewaartermijnen, ...
Het ontwerp protocol werd toegelicht op 8 mei 2023 aan de DPO's van de lokale besturen via de VVSG werkgroep Informatie- en Cyberveiligheid. Op 31 januari 2024 overhandigde ABB de definitieve versie van het protocol aan de lokale besturen. De DPO van het lokaal bestuur Beveren geeft een positief advies voor de afsluiting van dit protocol. Met het afsluiten van het voorliggende protocol zal de huidige manier van werken worden geformaliseerd.
Dit protocol wordt voorgelegd worden aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn, gezien zowel de gemeente Beveren als het OCMW Beveren betrokken organisaties zijn.
Na goedkeuring op de raden zal het protocol gepubliceerd worden op de gemeenschappelijke website.
Het decreet lokaal bestuur
GDPR-regelgeving/Algemene Verordening Gegevensbescherming
Het uitvoeringsbesluit (2022/382) van 4 maart 2022 waarbij dat Oekraïnse vluchtelingen het statuut van tijdelijk ontheemden krijgen.
het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens voor de Vlaamse huisvestigingstool (VHT) Oekraïne goed te keuren.