Vanaf 1 januari 2024 wijzigt de aanvraagprocedure voor het vernietigen van bestuurs- en archiefdocumenten. Waar tot einde 2023 de procedure nog verloopt via de expliciete toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde, zullen de vernietigingen nadien nog uitsluitend kunnen verlopen via het Serieregister, een dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen, overeenkomstig het Bestuursdecreet van 7 december 2018 waarin de toezichthoudende rol op het bewaren en beheren van bestuursinformatie overgaat van de federale naar de Vlaamse overheid.
Digitaal Archief Vlaanderen is een gemeenschappelijke dienstverlening van de Vlaamse Overheid voor Vlaamse overheidsinstanties die instaat voor het beheren, bewaren en ontsluiten van digitale overheidsinformatie die het digitale proces heeft doorlopen. Digitaal Archief Vlaanderen bestaat uit vier verschillende dienstverleningen: het Serieregister, het E-Depot, de Documentenkluis en het Depotbeheer. Het gebruik van de dienstverlening Serieregister wordt verplicht op 1 januari 2024.
Het Serieregister is het centrale register waarin alle Vlaamse overheidsinstanties de categorieën van bestuursdocumenten (dit zijn de zogenaamde series) waarvoor ze bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, samen met de overeenkomstige selectieregels, moeten publiceren. Na goedkeuring van de series en de bijhorende selectieregels door de bevoegde selectiecommissie, worden ze gepubliceerd in het Serieregister en is het betreffende bestuur gemachtigd om over te gaan tot de vernietiging van tijdelijk te bewaren series. Een van de doelstellingen van het Serieregister is het standaardiseren van het beheer van (digitale) overheidsinformatie.
De Vlaamse overheid stelt het Serieregister digitaal ter beschikking. De aansluiting is gratis.
Het Serieregister wordt rechtstreeks gekoppeld aan GIAS, het gemeenschappelijk informatie- en archiefbeheersysteem van de provincie Oost-Vlaanderen waarbij lokaal bestuur Beveren is aangesloten.
Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de aansluiting bij het Serieregister goed te keuren en daarvoor de Toetredingsovereenkomst Digitaal Archief Vlaanderen: Dienstverlening Serieregister af te sluiten.
Bestuursdecreet van 7 december 2018, art. III.88 §1 en 2
de toetredingsovereenkomst Dienstverlening Serieregister van Digitaal Archief Vlaanderen goed te keuren.