2021_GR_00241 - Reglement en samenwerkingsovereenkomst voor gemeentelijke geschenkbon - Goedkeuring

Deze nota heeft als doel de principes en kostenverdeling van een uitrol van de geschenkbons naar alle lokale handelaars in Beveren vast te leggen. Aan de gemeenteraad wordt een reglement en een samenwerkingsovereenkomst met Aangenaam Winkelen ter goedkeuring voorgelegd. 

Ruwweg moeten twee principes bepaald worden:

1. welke handelaars kunnen deelnemen?
2. wat is de kostprijs voor handelaars en voor de gemeente?

Tot slot wordt ook ingegaan op

3. communicatie, en
4. vervolg en timing

1) Welke handelaars kunnen deelnemen? 

Bovenop de reeds bestaande doelstelling van versterking van het kernwinkelgebied willen we met de uitrol naar de deelgemeenten bijdragen aan de ondersteuning van lokale handelaars (zelfstandige ondernemers, detailhandel, horeca, …). Om het systeem te doen slagen is het nodig dat het voldoende aantrekkelijk is voor klanten en er dus een ruime, logisch afgebakende groep winkels meedoet.

Om te vermijden dat het gros van de bons uitgegeven wordt in supermarkten of ketens buiten het centrum zonder lokale binding wensen we een onderscheid te maken in het reglement dat we hiervoor opmaken. Kernvraag is hoe er voor te zorgen dat de bons ten goede komen aan de lokale handelaars en niet wegvloeien naar de zogenaamde baanwinkels?

In overleg met de juridische dienst wordt voorgesteld om te werken met een dubbele voorwaarde. Concreet kunnen volgende handelaars deelnemen:

a)     Handelaars gevestigd in het kernwinkelgebied zoals afgebakend in het belastingsreglement 'Belasting op de voor het publiek toegankelijke ruimten van klein- en groothandelszaken, distributiebedrijven, vrije beroepen en commerciële dienstverstrekkers, gelegen in het handelscentrum van de gemeente Beveren’, ongeacht de maatschappelijke zetel.

b)    Handelaars die niet gevestigd zijn in het kernwinkelgebied zoals afgebakend in het belastingsreglement 'Belasting op de voor het publiek toegankelijke ruimten van klein- en groothandelszaken, distributiebedrijven, vrije beroepen en commerciële dienstverstrekkers, gelegen in het handelscentrum van de gemeente Beveren’, maar wiens maatschappelijke zetel gevestigd is in gemeente Beveren.

Maatschappelijke zetel

De meeste grote ketens hebben immers een hoofdzetel (maatschappelijke zetel) die vaak buiten Beveren is gelegen, maar beschikken in Beveren wel over een ‘vestigingseenheid’.  Jumbo België heeft maatschappelijke zetel bv. in Brasschaat, maar vestigingseenheid in het Pareinpark. Kleinere supermarkten, bv. Carrefour Market of Spar worden meer uitgebaat door zelfstandige franchisenemers en hebben hierdoor ook hun maatschappelijke zetel op de locatie van de supermarkt. 

Modezaken of andere externe ketens in het winkelkerngebied hebben veelal ook een maatschappellijke zetel buiten Beveren, maar voldoen dan aan het tweede criterium. 

Kernwinkelgebied

Om ervoor te zorgen dat de winkelketens binnen het Winkeldorp nog wel kunnen deelnemen, is een dubbele voorwaarde nodig. De bon zou nl. onaantrekkelijk zijn voor klanten als grotere kledingszaken (JBC, H&M, Torfs, …) uit het kernwinkelgebied niet kunnen meedoen. Ketens die buiten de kern gevestigd zijn worden zo uitgesloten, wat spoort met kernversterkend winkelbeleid

2) Wat is de kostprijs voor handelaars en voor gemeente?

De uitgangsprincipes voor betaling zijn:

• De meerkost van de uitbreiding van het huidige systeem wordt maximaal door de gemeente gedragen. Het kost AWB of de lokale handelaarsverenigingen niets meer dan de huidige sytemen. Het is echter wel duidelijk de verwachting dat het Beveren-brede systeem meer opbrengt voor iedereen, omdat er meer bons in circulatie zullen zijn. We maken maw. de taart groter, zodat de stukken voor iedereen ook groter worden.
• De drempel voor toetredende handelaars is minimaal om een zo groot mogelijk aanbod mogelijk te maken. Tegenover iedere handelaar die aansluit staat een vaste vergoeding voor het gebruik van de software. Als deze integraal doorgerekend wordt aan de handelaar bestaat de kans dat slechts een beperkt deel handelaars meedoet en zo de aantrekkelijkheid van de bon voor klanten onder druk komt te staan. Tegelijkertijd is het zo dat handelaars van Aangenaam Winkelen een handelaarsbelasting betalen en deze buiten het kernwinkelgebied niet.

Het college stemde op 16 augustus in met volgend voorstel: 

• handelaars kunnen kosteloos gebruik maken van het systeem: er is geen vaste kost om deel te nemen. Wel wordt voor handelaars buiten het winkelkerngebied een commissie van 2% ingehouden per transactie als bijdrage in de kosten van de werking van het systeem. De handelaars in het winkelkerngebied dragen reeds bij via de handelaarsbijdrage
• de gemeente maakt in een aparte overeenkomst duidelijke afspraken met Aangenaam Winkelen over de verdeling van kosten en inkomsten verbonden aan de uitbreiding van het systeem. Met een jaarlijks bedrag van om en bij de 20.000 euro slagen we er dus in om het huidige geschenkbonnensysteem van AWB uit te breiden naar de deelgemeenten. Dit ligt in dezelfde lijn als het eerdere voorstel van Lokale Economie om dergelijk systeem uit te besteden.

Onderstaande kostenraming betreft een inschatting omdat een aantal variabelen (zoals aantal deelnemers of transacties) pas na verloop van tijd duidelijk zijn. Het is ook te verwachten dat met toename van transacties de eenheidsprijs voor transacties zal dalen.

Alle bijkomende kosten voor Aangenaam Winkelen Beveren die toe te schrijven zijn aan de uitbreiding met handelaars van buiten het winkelkerngebied worden, mits verantwoordingsstukken, vergoed door gemeente Beveren. Deze kosten omvatten ook de werkuren van de eventmanager die toe te schrijven zijn aan de uitbreiding met handelaars van buiten het winkelkerngebied.

Eventuele bijkomende kosten die niet toegeschreven kunnen worden aan het winkelkerngebied of aan de uitbreiding worden verdeeld volgens een verdeelsleutel. Hierbij wordt de totale waarde van alle transacties opgesplitst in

• een aandeel Aangenaam Winkelen Beveren: de waarde van uitbetalingen aan handelaars uit het kernwinkelgebied ten opzichte van de totale waarde van alle transacties. Dit aandeel van de kosten voor de werking van het systeem blijft voor rekening van Aangenaam Winkelen Beveren.
• een aandeel overige handelaars Beveren en deelgemeenten: de waarde van uitbetalingen aan alle overige handelaars buiten het kernwinkelgebied ten opzichte van de totale waarde van alle transacties. Dit aandeel van de kosten voor de werking van het systeem wordt opgenomen door gemeente Beveren.

Ook de inkomsten van niet geïnde bons worden via dezelfde bovenvermelde verdeelssleutel verdeeld. Aangenaam Winkelen Beveren en respectievelijk gemeente Beveren beslissen autonoom over hoe zij deze inkomsten besteden. Omdat het (cfr. advies AWB) steeds mogelijk is dat bons toch na vervaldag worden gebruikt, is het aan te bevelen een zekere buffer aan te houden. 

Om de lokale handelaarsverenigingen tegemoet te komen voor het verlies aan inkomsten uit hun eigen geschenkbonnensysteem besliste het college om voortaan onkostenfacturen 80% terug te betalen, weliswaar binnen dezelfde maximale bedragen. 

3) Communicatie

Alle partijen zijn het er over eens dat de nieuwe geschenkbon in de markt gezet wordt onder de vlag van de gemeente en 'Beveren Verbindt'. De bon zal een lay-out in huisstijl van de gemeente krijgen. Dienst communicatie werkt een voorstel van lay-out en promo-pakket uit. Als benaming wordt voorgesteld gebruik te maken van 'BV Cadeaubon' met ondersteunende slogans als Blij Verrast of Bon Vanhier.

Nadien zal de bon via verschillende kanalen gepromoot worden voor een zo goed mogelijke opstart te bekomen.

4) Vervolg

Na goedkeuring van het gebruikersreglement en de overeenkomst tussen de gemeente en Aangenaam Winkelen Beveren is volgende timing nodig om de nieuwe geschenkbon te kunnen lanceren tegen het eindejaar:

1. opstart communicatie handelaars en infosessies: oktober/november
2. opstart communicatie bewoners en klanten: eind november/december
3. opstart nieuwe systeem: 1 december 2021

Belasting op de voor het publiek toegankelijke ruimten van klein- en groothandelszaken, distributiebedrijven, vrije beroepen en commerciële dienstverstrekkers, gelegen in het handelscentrum van de gemeente Beveren.